Pipedrive + Aircall Integration: Telefonie direkt im CRM einrichten

Vertriebsteams, die intensiv telefonieren, kennen das Muster: Das Gespräch läuft gut, man macht sich Notizen auf einem Zettel oder in einer Textdatei, und nach dem Anruf soll alles noch in Pipedrive übertragen werden. Drei Gesprächspartner später ist die Hälfte vergessen oder landet nie im System.

Das Ergebnis: lückenhafte Gesprächshistorie, fehlende Aktivitäten und Kollegen, die beim nächsten Kundenkontakt ohne Kontext dastehen.

Genau hier setzt die Integration von Aircall und Pipedrive an.

Warum Aircall und Pipedrive so gut zusammenpassen

Aircall wurde von Anfang an als Telefonielösung für Vertriebsteams entwickelt. Der Fokus liegt auf strukturierten Gesprächen, Dokumentation und Team-Transparenz. Pipedrive wiederum ist als Vertriebswerkzeug aufgebaut, das Aktivitäten in den Mittelpunkt stellt: Was wurde wann mit wem besprochen, und was ist der nächste Schritt?

Beide Tools verfolgen dieselbe Logik. Aircall liefert die Telefonie, Pipedrive liefert die Struktur. Die Integration verbindet beides so, dass keine Daten verloren gehen und kein manueller Schritt zwischen dem Telefonieren und dem Dokumentieren nötig ist.

Laut einer Studie von Salesforce verbringen Vertriebsmitarbeitende im Schnitt 17 Prozent ihrer Zeit mit administrativer Datenpflege. Automatische Anrufprotokollierung ist einer der wirkungsvollsten Hebel, diesen Anteil zu senken.

Was die Integration konkret kann

Automatische Anrufprotokollierung

Jeder Anruf, ob eingehend oder ausgehend, wird automatisch als Aktivität in Pipedrive eingetragen. Deal, Kontakt, Gesprächsdauer und Zeitstempel werden ohne manuellen Aufwand gespeichert. Notizen, die während oder direkt nach dem Gespräch in Aircall eingetragen werden, erscheinen ebenfalls im zugehörigen Pipedrive-Datensatz.

Click-to-Call aus Pipedrive

Wer Aircall und die passende Browser-Erweiterung installiert hat, sieht neben jeder Telefonnummer in Pipedrive ein Telefon-Symbol. Ein Klick darauf startet den Anruf direkt aus dem CRM. Das Wählen entfällt, der Kontext ist sofort da.

Automatische Kontakterkennung bei eingehenden Anrufen

Ruft ein bekannter Kontakt an, öffnet Aircall automatisch die Pipedrive-Kontaktkarte. Der Vertriebsmitarbeitende sieht noch vor dem Abnehmen, wer anruft, welcher Deal aktiv ist und was beim letzten Gespräch besprochen wurde.

Anrufaufzeichnung direkt im Deal

Aircall kann Gespräche aufzeichnen. Die Aufzeichnungen werden als Anhang direkt im Pipedrive-Deal gespeichert und sind für das gesamte Team zugänglich. Für neue Teammitglieder oder bei Vertretungen ist das besonders wertvoll.

Wichtig für Deutschland: Das Aufzeichnen von Telefonaten ist nach §201 StGB nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Gesprächspartners zulässig. Ein Hinweis zu Gesprächsbeginn reicht nur dann, wenn die andere Person aktiv zustimmt. Wer Aircall-Aufzeichnungen im Vertrieb nutzt, sollte das rechtlich sauber absichern, zum Beispiel durch eine standardisierte Einwilligung zu Beginn jedes Gesprächs.

Tags übertragen

Aircall erlaubt es, Anrufen Tags zu vergeben, zum Beispiel "Angebot besprochen" oder "Rückruf gewünscht". Diese Tags werden an Pipedrive übertragen und können dort für Filter, Berichte und Automatisierungen genutzt werden.

Pipedrive-Automationen auf Basis von Anrufen

Über die Pipedrive-Automations-Funktion lassen sich Folgeaufgaben automatisch anlegen, sobald ein Anruf stattgefunden hat. Beispiel: Nach jedem ausgehenden Anruf, dem kein Kontakt zustande kam, legt Pipedrive automatisch eine Aufgabe "Rückruf morgen" an. Ohne manuellen Schritt.

Schritt für Schritt: Die Integration einrichten

Die Einrichtung setzt voraus, dass ein aktives Aircall-Konto (mindestens Essentials-Plan) und ein Pipedrive-Account mit Admin-Rechten vorhanden sind. Der gesamte Prozess dauert in der Regel unter 15 Minuten.

Schritt 1: Aircall Marketplace aufrufen

Im Aircall-Dashboard unter "Integrationen & API" den Marketplace aufrufen. Dort findet sich Pipedrive als offiziell unterstützte Integration.

Schritt 2: Mit Pipedrive verbinden

Auf "Integration installieren" klicken und die Pipedrive-Zugangsdaten eingeben. Aircall fordert dabei die Berechtigung, Aktivitäten, Kontakte und Anrufdaten zu lesen und zu schreiben. Diese Berechtigungen sind für die automatische Synchronisierung erforderlich.

Schritt 3: Synchronisationseinstellungen konfigurieren

Nach der Verbindung werden die Einstellungen festgelegt: Welche Anrufe sollen protokolliert werden (eingehend, ausgehend, verpasst)? Sollen Voicemails als Aktivitäten erfasst werden? Welchem Deal-Status werden neue Aktivitäten zugeordnet?

Schritt 4: Chrome-Extension und Desktop-App installieren

Für Click-to-Call direkt aus Pipedrive heraus wird die Aircall-Browser-Erweiterung für Chrome installiert und die Desktop-App "Aircall Workspace" eingerichtet. Nach der Installation erscheint neben Telefonnummern in Pipedrive automatisch das Anrufsymbol.

Hier finden sich die Downloads: https://aircall.io/de/download/

Schritt 5: Im Team ausrollen

Jedes Teammitglied meldet sich mit dem eigenen Aircall-Nutzer an und verbindet den Account mit Pipedrive. Bestehende Nutzer und Rufnummern aus Aircall werden automatisch erkannt. Die Einrichtung pro Person dauert wenige Minuten.

Was sich im Vertriebsalltag verändert

Vor der Integration

Ein Vertriebsmitarbeiter führt täglich zehn Telefonate. Für jedes muss er anschließend in Pipedrive den richtigen Deal suchen, eine Aktivität anlegen, Notizen eintragen und den nächsten Schritt definieren. Das kostet pro Anruf zwei bis drei Minuten. Macht täglich zwanzig bis dreißig Minuten reine Dokumentationsarbeit, die keinen Umsatz bringt.

Nach der Integration

Das Telefonat endet. Die Aktivität ist bereits in Pipedrive. Notizen, die während des Gesprächs in Aircall getippt wurden, sind synchronisiert. Der Vertriebsmitarbeiter öffnet den Deal, sieht alles auf einen Blick und legt den nächsten Schritt fest. Das dauert eine Minute.

Für Teams

Der Manager sieht im Pipedrive-Dashboard, wie viele Anrufe pro Mitarbeitendem geführt wurden, welche Deals aktiv betreut werden und wo Follow-ups fehlen. Nicht auf Basis von Selbstauskunft, sondern auf Basis der tatsächlichen Aktivitätsdaten aus Aircall.

Wird ein Mitarbeitender krank oder wechselt ein Kunde den Ansprechpartner, findet die Vertretung in Pipedrive die vollständige Gesprächshistorie inklusive Aufzeichnungen.

Für wen lohnt sich die Integration?

Die Kombination aus Aircall und Pipedrive macht dann besonders viel Sinn, wenn Telefonate ein fester Bestandteil des Vertriebs sind, nicht nur ein gelegentliches Kommunikationsmittel.

Konkret lohnt sie sich, wenn das Team täglich mehrere ausgehende Anrufe führt und diese nachverfolgen muss, wenn Bestandskundenpflege über regelmäßige Telefonate läuft, wenn mehrere Personen denselben Kundenstamm betreuen und den Stand kennen müssen, oder wenn die Vertriebsleitung Aktivitäten auswerten will, ohne auf manuelle Reports angewiesen zu sein.

Weniger sinnvoll ist die Integration für Teams, die Telefonate nur sporadisch führen oder bei denen das Hauptkommunikationsmedium E-Mail ist. In dem Fall reicht die native E-Mail-Synchronisierung von Pipedrive.

Aircall im Vergleich zu klassischen Telefonanlagen

Klassische Telefonanlagen dokumentieren nichts. Wer angerufen hat, wie lange das Gespräch dauerte, was besprochen wurde: All das bleibt im Gedächtnis des Vertriebsmitarbeitenden oder auf Notizzetteln. Aircall kehrt das um. Die Dokumentation passiert automatisch, und das Gedächtnis der Organisation sitzt im CRM, nicht im Kopf einzelner Personen.

Das hat einen weiteren Vorteil: Aircall läuft vollständig über die Cloud. Das Team kann von überall telefonieren, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Neue Teammitglieder sind in wenigen Klicks eingebunden, ohne IT-Auftrag oder Hardware-Bestellung.

Fazit

Die Integration von Aircall und Pipedrive macht aus Telefonaten strukturierte Vertriebsdaten, automatisch und ohne manuellen Aufwand. Wer täglich telefoniert und gleichzeitig den Überblick über Deals und Aktivitäten behalten will, spart mit dieser Kombination täglich messbar Zeit und reduziert Fehler in der Dokumentation.

Die Einrichtung ist in unter 15 Minuten erledigt. Der Unterschied im Alltag ist direkt spürbar.

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