Das Wichtigste auf einen Blick
- Notion eignet sich für einfache Kontaktverwaltung, wenn das Team sowieso darin lebt und der Vertrieb noch überschaubar ist
- Die Flexibilität von Notion ist ein Vorteil in der Einrichtung und ein Risiko im Betrieb: Jede Person pflegt das System anders, sobald keine klare Struktur erzwungen wird
- Email-Synchronisierung gibt es in Notion nicht nativ. Jede eingehende Kundenmail landet weiterhin im Postfach, nicht am Kontakt
- Aktivitätsmanagement und Follow-up-Erinnerungen sind in Notion rudimentär: Es gibt keine Ansicht, die zeigt, welche Deals heute Aufmerksamkeit brauchen
- Reporting und Forecasting fehlen vollständig. Eine Pipeline-Übersicht ist möglich, Vertriebssteuerung auf Datenbasis nicht
- Für Solo-Gründer in einem sehr frühen Stadium kann Notion als CRM sinnvoll sein. Für Teams mit aktivem Vertrieb wird es früher zur Bremse als erwartet
Kennst du den LinkedIn Post, der ungefähr so klingt?: "Ich nutze Notion als CRM und spare damit 80 Euro pro Monat. Template in den Kommentaren." Darunter: Hunderte Likes, ein Link zu einem Notion-Template, und das kollektive Gefühl, dass ein fertiges CRM vielleicht doch Overkill ist.
Der Reiz ist real. Notion ist ein leistungsfähiges Tool, das viele Teams ohnehin täglich nutzen. Die Datenbank-Funktionen sind flexibel, die Oberfläche angenehm, und das Gefühl, alles an einem Ort zu haben, ist verlockend. Dieser Artikel schaut genauer hin, was an dem Ansatz funktioniert, was nicht, und für wen er tatsächlich die richtige Entscheidung ist.
Was Notion als CRM konkret bedeutet
Notion ist eine flexible Arbeitsplattform, die Notizen, Datenbanken, Dokumente und Projekte in einem Tool vereint. Wer damit ein CRM baut, nutzt die Datenbankfunktion: Eine Tabelle für Kontakte, eine für Deals, eine für Unternehmen. Über Verknüpfungen lassen sich diese Datenbanken miteinander verbinden. Ein Deal kann einer Person zugeordnet werden, eine Person einem Unternehmen.
Das lässt sich in wenigen Stunden aufsetzen. Es gibt fertige Templates, die den Einstieg noch einfacher machen. Und für jemanden, der Notion bereits täglich nutzt, entsteht kein Medienbruch.
Die Frage ist nicht, ob man es aufsetzen kann. Die Frage ist, was passiert, wenn der Vertrieb wächst.
Was für Notion als CRM spricht
Zuerst die echten Vorteile, denn die sind real.
Kein neues Tool lernen. Wer Notion bereits für Notizen, Projektplanung oder Team-Dokumentation nutzt, muss keine neue Software einführen. Der Vertrieb lebt dort, wo das Team ohnehin arbeitet. Das senkt die Einstiegshürde erheblich.
Vollständige Anpassbarkeit. Notion zwingt niemanden in eine vorgegebene Feldstruktur. Wer eine spezielle Spalte für die Branche, den Entscheidungsprozess oder ein internes Scoring braucht, fügt sie einfach ein. Diese Freiheit ist in den ersten Wochen ein echter Vorteil.
Kosten. Wer Notion ohnehin nutzt, zahlt nichts extra. Der Plus-Plan kostet rund zehn Euro pro Monat, der Business-Plan zwanzig Euro. Im direkten Vergleich mit einem dedizierten CRM sehen die Zahlen zunächst gut aus.
Kontext direkt am Kontakt. Notion erlaubt es, jede Kontaktseite als vollständiges Dokument zu gestalten: Gesprächsnotizen, Dateien, Proposals, Links, alles auf einer Seite. Für Vertriebsprozesse, in denen inhaltliche Tiefe wichtig ist, ist das ein echter Pluspunkt.
Gute Übersicht für kleine Datenmengen. Für einen Gründer mit 30 aktiven Kontakten funktioniert eine Notion-Datenbank sehr gut. Kanban-Ansicht, Tabellenansicht, Kalenderansicht: alles ist da und übersichtlich.
Was regelmäßig unterschätzt wird
Dieser Teil ist länger, weil er in den meisten Notion-CRM-Templates und -Posts fehlt.
Emails landen nicht am Deal
Das ist der größte blinde Fleck. Ein echter Vertriebsalltag besteht zu einem erheblichen Teil aus E-Mail-Kommunikation. Angebote, Rückfragen, Terminbestätigungen: all das geht per E-Mail.
In Notion gibt es keine native E-Mail-Synchronisierung. Eine eingehende Kundenmail landet im Postfach, nicht am Kontakt. Wer später wissen will, was mit einem bestimmten Interessenten kommuniziert wurde, sucht im Postfach, nicht im CRM. Man hat dann ein System für Kontakte und ein System für Kommunikation, aber kein System, das beides verbindet.
Theoretisch lässt sich das mit Zapier oder Make automatisieren. In der Praxis ist diese Integration fehleranfällig, teuer in der Einrichtung und fügt monatliche Kosten hinzu, die den Preisvorteil gegenüber einem fertigen CRM schnell aufheben.
Es gibt kein echtes Aktivitätsmanagement
Ein gutes CRM stellt sicherzustellen, dass kein Kontakt vergessen wird. Die zentrale Frage ist täglich: Mit wem muss heute jemand sprechen? Welcher Deal liegt seit zwei Wochen ohne Aktivität? Welches Angebot ist noch offen und wurde nie nachgefasst?
Notion kann Erinnerungen auf einzelne Seiten setzen, aber es gibt keine Ansicht, die alle fälligen Aufgaben über alle Kontakte hinweg zeigt. Es gibt kein Dashboard, das meldet: "Fünf Deals haben seit mehr als zehn Tagen keine Aktivität." Wer das will, baut es sich aus mehreren verknüpften Datenbanken zusammen. Das funktioniert eine Weile, und dann ändert jemand versehentlich die Struktur, und die Ansicht ist kaputt.
Die Freiheit führt zu Chaos im Team
Notion ist so flexibel, dass jeder im Team das CRM anders nutzt. Person A schreibt Gesprächsnotizen in das Textfeld. Person B erstellt für jeden Call eine eigene Unterseite. Person C trägt gar nichts ein, weil die Felder nicht selbsterklärend sind.
In einem dedizierten CRM sind Felder, Pflichtfelder und Prozessschritte klar definiert. Man kann kein Angebot als "versendet" markieren, ohne ein Datum anzugeben. In Notion kann man alles überall eintragen oder weglassen. Das ist in der Einrichtung angenehm und im Betrieb ein Datenproblem.
Reporting und Forecasting fehlen
Wer wissen will, wie viele Deals gerade in welcher Phase sind, welches Abschlussvolumen der Monat bringen könnte oder welcher Vertriebsmitarbeitende die meisten Angebote gewonnen hat: Diese Antworten bekommt man aus Notion nicht.
Es gibt keine nativen Berichte, kein gewichtetes Pipeline-Forecast, keine Conversion-Rates zwischen Phasen. Wer Vertrieb auf Datenbasis steuern will, braucht ein anderes Tool oder baut sich Exports nach Excel, was wiederum Zeit und Fehlerquellen kostet.
Notion wird langsam
Das ist ein praktisches Problem, das erst nach einigen Monaten sichtbar wird. Notion ist mit wenigen hundert Einträgen in einer Datenbank angenehm schnell. Ab einigen tausend Einträgen, also einem mittelgroßen Kontaktstamm, beginnt die Oberfläche zu zögern. Ansichten laden langsam, Suchfunktionen werden träger, und die Arbeit mit dem System frustriert.
Für ein wachsendes Unternehmen ist das keine theoretische Gefahr. Es ist eine vorhersehbare Konsequenz.
Die mobile Nutzung ist nicht für Vertrieb optimiert
Wer nach einem Kundentermin schnell den Deal-Status aktualisieren oder eine Gesprächsnotiz eintragen will, braucht eine App, die dafür gemacht ist. Notion hat eine App, aber sie ist eine allgemeine Arbeitsplattform, keine Vertriebs-App. Das Aufrufen eines spezifischen Kontakts, das Eintragen einer Aktivität und das Setzen des nächsten Schritts: Das sind in einem dedizierten CRM drei Klicks. In Notion deutlich mehr.
Keine Dublettenprüfung
Notion erkennt nicht, wenn ein Kontakt doppelt angelegt wird. Wer "Müller GmbH" und "Müller GmbH (alt)" im System hat, bekommt keine Warnung. In wachsenden Systemen entstehen Duplikate fast zwangsläufig, und die Bereinigung kostet Zeit.
DSGVO: Server in den USA
Notion speichert Daten standardmäßig auf US-Servern. Das ist für viele Nutzungsszenarien unproblematisch, aber für ein CRM, das Kundendaten, Kommunikation und Vertriebsinformationen enthält, ist es ein Punkt, der rechtlich geprüft werden sollte. EU-Datenspeicherung gibt es bei Notion erst im Enterprise-Plan. Pipedrive hingegen bietet Serverstandorte in der EU auf allen Plänen.
Ein konkretes Beispiel: Follow-up nach dem Erstgespräch
Ein Interessent hat sich gemeldet. Das Erstgespräch war gut, ein Angebot soll folgen. In Notion legt man einen Deal an, schreibt eine Notiz und setzt vielleicht eine Erinnerung.
Drei Wochen später: Das Angebot ist raus, aber nie nachgefasst worden. Nicht weil jemand es vergessen hat, sondern weil es keine Ansicht gab, die "offene Angebote ohne Aktivität seit mehr als sieben Tagen" angezeigt hat.
In Pipedrive wäre dieser Deal in der Pipeline sichtbar geblieben, mit einer offenen Aktivität, die täglich im Dashboard erscheint. Der Nachfass-Anruf hätte stattgefunden, nicht weil jemand besonders diszipliniert war, sondern weil das System ihn daran erinnert hätte.
Dieser Unterschied entscheidet in der Praxis darüber, wie viele Deals gewonnen und wie viele verloren werden.
Wann Notion als CRM tatsächlich Sinn ergibt
Es gibt Szenarien, in denen der Ansatz die richtige Entscheidung ist.
Wenn jemand allein gründet, Notion ohnehin täglich nutzt, weniger als 50 Kontakte aktiv betreut und keine E-Mail-Synchronisierung oder Teamfunktionen braucht: Dann ist Notion als CRM eine pragmatische Lösung. Der Aufwand für ein dediziertes CRM wäre in diesem Stadium höher als der Nutzen.
Auch als Ergänzung zu einem bestehenden CRM kann Notion sinnvoll sein: für inhaltliche Dokumentation von Accounts, für Pitchdecks und Gesprächsvorbereitung, für alles, was in die Tiefe geht. Die Stärken von Notion liegen im Wissensmanagement, nicht im Vertriebsmanagement.
Fazit
Notion ist ein hervorragendes Tool. Als CRM hat es aber strukturelle Grenzen, die in einem wachsenden Vertrieb früher sichtbar werden, als die meisten erwarten.
Emails laufen nicht zusammen. Aktivitäten werden vergessen. Reporting fehlt. Das Team pflegt das System unterschiedlich. Und irgendwann wird das System umgebaut, weil es nicht mehr funktioniert.
Der faire Vergleich ist nicht "Notion kostenlos gegen Pipedrive 24 Euro im Monat". Der faire Vergleich ist: Was kosten verpasste Follow-ups, verlorene Deals und die Zeit, die ins Umbauen und Reparieren des Notion-Systems fließt?
Für die meisten Teams mit mehr als einer Person im Vertrieb, mit aktivem E-Mail-Kontakt zu Kunden und mit dem Anspruch, Vertrieb zu steuern statt nur zu dokumentieren, ist ein dediziertes CRM die günstigere Entscheidung. Auch wenn sich das beim Blick auf die monatliche Rechnung nicht so anfühlt.
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