Monday CRM vs. Pipedrive: Welches CRM passt zu eurem Team?

Wer nach einem neuen CRM sucht, findet mittlerweile zig verschiedene Anbieter. Immer vorne mit dabei: Monday und Pipedrive. Beide tauchen in denselben Vergleichslisten auf, beide haben Zehntausende zufriedene Kunden, und beide versprechen in der Demo genau das, was das eigene Team gerade braucht.

Und trotzdem gibt es entscheidende Unterschiede. Denn Monday und Pipedrive sind nicht zwei Varianten desselben Werkzeugs. Sie kommen aus zwei völlig verschiedenen Welten und lösen im Kern unterschiedliche Probleme.

Dieser Artikel ist kein Funktionsvergleich mit einem Sieger am Ende. Was ihr hier bekommt, ist eine ehrliche Einschätzung, für wen welches System sinnvoll ist und warum.

Was beide Systeme eint und was sie trennt

Auf den ersten Blick überlappen die Feature-Listen: Kontaktverwaltung, Pipeline, Automatisierungen, Reporting, Integrationen. Das haben beide. Der Unterschied liegt nicht im Katalog, sondern in der Herkunft.

Monday CRM ist kein klassisches CRM, sondern ein Teil von monday.com, einer flexiblen Arbeitsplattform, die das Unternehmen selbst "Work OS" nennt. monday.com wurde 2012 in Tel Aviv gegründet, zunächst als Werkzeug für Projekt- und Aufgabenmanagement. Heute nutzen es nach Herstellerangaben über 225.000 Kunden, für alles Mögliche: Projektpläne, Content-Kalender, Personalprozesse und eben auch Vertrieb. Monday CRM ist die Vertriebs-Variante dieser Plattform, gebaut auf demselben flexiblen Baukasten aus Boards, Spalten und Automatisierungen.

Pipedrive ist das Gegenteil dieser Breite. Es wurde von Anfang an nur für eine einzige Aufgabe gebaut: den Vertrieb. Eine klare Pipeline, der nächste Schritt immer im Blick, kein Overhead. Pipedrive kann nicht euren Projektplan verwalten oder eure Content-Redaktion steuern. Es will das auch gar nicht.

Das ist der entscheidende Unterschied. Die ehrlichste Frage vor der Entscheidung lautet deshalb: Braucht ihr ein Werkzeug, das viele verschiedene Arbeitsabläufe abbilden kann, oder ein Werkzeug, das eine Sache richtig gut macht?

Oder noch konkreter: Soll euer neues System nur den Verkauf abbilden, oder auch alles, was danach kommt, von der Projektübergabe bis zum Kundenservice?

Monday CRM: Stärken, Schwächen und für wen es passt

Was Monday CRM wirklich gut macht

Die größte Stärke von Monday ist die Flexibilität. Weil alles auf demselben Baukasten läuft, könnt ihr euer CRM nahezu beliebig formen und mit anderen Bereichen verbinden. Ein gewonnener Deal kann automatisch ein Projektboard erzeugen, das Onboarding anstoßen und den Kundenservice informieren, alles im selben System. Für Unternehmen, in denen Vertrieb nur der erste Schritt eines längeren Prozesses ist, ist das ein echter Vorteil.

Die Oberfläche ist visuell und farbenfroh, und viele Nutzer sind nach ein bis zwei Tagen produktiv, ohne technische Vorkenntnisse. Die Automatisierungen nehmen echte Routinearbeit ab, und der Integrations-Marktplatz ist groß genug, um Monday an fast jedes vorhandene Tool anzudocken.

Das schlägt sich in den Bewertungen nieder. Auf G2 kommt Monday CRM auf 4,6 von 5 bei über 1.100 Bewertungen, auf Capterra sogar auf 4,7 bei rund 460 Bewertungen. Positiv erwähnt wird auch der Support, der selbst in den günstigeren Tarifen rund um die Uhr per Chat, Mail und Telefon erreichbar ist.

Wo Monday CRM an Grenzen stößt

Dieselbe Flexibilität, die Mondays Stärke ist, ist auch seine größte Schwäche. Wer über einfache Vorlagen hinausgeht und mehrere Boards verbinden oder mehrstufige Automatisierungen bauen will, stößt schnell an die Grenzen dessen, was ein nicht-technisches Team leisten kann. Der offene Baukasten kann am Anfang überfordern, weil es keine vorgegebene Vertriebslogik gibt. Ihr müsst selbst entscheiden, wie euer Prozess aussieht, statt dass das System es euch vorschlägt.

Der zweite wunde Punkt ist der Preis, und zwar nicht der Grundpreis, sondern die Struktur dahinter. Monday verlangt auf jedem bezahlten Tarif mindestens drei Plätze. Ihr könnt keinen einzelnen oder zwei Zugänge kaufen. Dazu kommen feste Stufen (3, 5, 10, 25 Plätze), die den Preis pro tatsächlich aktivem Nutzer in die Höhe treiben, sobald euer Team nicht genau auf eine dieser Stufen passt. In den Bewertungen ist "zu teuer für kleine Teams" eine der häufigsten Klagen, und das liegt nicht am Einstiegspreis, sondern genau an dieser Logik.

Pipedrive: Stärken, Schwächen und für wen es passt

Was Pipedrive wirklich gut macht

Pipedrive macht eine Sache außergewöhnlich gut: Es sorgt dafür, dass das Team das CRM tatsächlich nutzt. Die Pipeline-Ansicht ist visuell, intuitiv und zeigt auf einen Blick, welche Deals stocken, welche Aktivitäten ausstehen und wo Handlungsbedarf besteht. In den Capterra-Bewertungen beschreiben 94 Prozent von 363 Rezensenten die Pipeline als intuitiv und wirksam beim Nachverfolgen von Deals.

Das ist wichtiger, als es klingt. Denn das häufigste Scheitern von CRM-Projekten ist nicht die Software, es ist die mangelnde Nutzerakzeptanz. Wenn Vertriebsmitarbeitende das System als Last erleben, werden Daten nicht gepflegt und der Nutzen verschwindet. Pipedrive wurde für Verkäufer gebaut, nicht für Plattform-Administratoren, und dieser Fokus zahlt sich im Alltag aus: schnelle Einarbeitung, wenig Hürden, klarer nächster Schritt bei jedem Deal.

Das Preismodell ist dabei transparent und pro Nutzer planbar, ohne Mindestanzahl an Plätzen. Wer allein startet, zahlt für einen Platz, nicht für drei.

Wo Pipedrive an Grenzen stößt

Pipedrive bleibt bei dem, wofür es gebaut ist, und das heißt: alles jenseits des reinen Vertriebs müsst ihr entweder über kreative Workarounds oder eben ganz woanders lösen. Projektmanagement, Serviceprozesse, teamübergreifende Abläufe gehören nicht zu seinen Stärken. Wer nach dem Abschluss einen komplexen Lieferprozess steuern will, findet in Monday mehr Möglichkeiten.

Auch bei sehr individuellen Anpassungen und tiefem Reporting stößt Pipedrive an Grenzen. In den Nutzerbewertungen taucht regelmäßig die Kritik auf, dass Anpassungsmöglichkeiten und Berichte für komplexere Abläufe zu knapp sind und die Automatisierungen für stark wachsende Teams irgendwann zu einfach werden. Auf G2 kommt Pipedrive auf 4,3 von 5, auf Capterra auf 4,5, beides auf Basis von jeweils rund 3.000 Bewertungen, also einer sehr großen und aussagekräftigen Menge.

Die vier Fragen, die die Entscheidung beantworten

Statt Features zu zählen, helfen diese vier Fragen weiter:

1. Endet euer Prozess beim Abschluss oder fängt er da erst an?

Wenn mit dem gewonnenen Deal die eigentliche Arbeit beginnt, also Projekt, Lieferung, Betreuung über Wochen und Monate, und ihr das alles in einem System steuern wollt, spielt Monday seine Stärke aus. Wenn der Abschluss das Ziel ist und die Nacharbeit anderswo passiert, reicht Pipedrive und ist im Alltag schlanker.

2. Wie viele Nutzer brauchen Zugang, und wie klein startet ihr?

Hier lohnt der genaue Blick. Monday verlangt mindestens drei Plätze pro bezahltem Tarif. Ein Solo-Berater oder ein Zweierteam zahlt also für drei. Pipedrive rechnet pro tatsächlichem Nutzer ab. Für kleine Teams ist das ein spürbarer Unterschied, der sich Jahr für Jahr summiert.

3. Wollt ihr ein System selbst gestalten oder eines, das euch führt?

Monday gibt euch einen leeren, flexiblen Baukasten. Das ist stark, wenn ihr genau wisst, wie euer Prozess aussehen soll, und Zeit habt, das aufzubauen. Pipedrive bringt eine fertige Vertriebslogik mit. Das ist stark, wenn ihr schnell starten wollt und keine Lust habt, euer CRM erst zu erfinden.

4. Was soll das System in zwölf Monaten können?

Wenn die Antwort ist, dass Vertrieb, Projekte und Service zusammenwachsen sollen und ihr eine zentrale Plattform für viele Abläufe wollt: Monday. Wenn die Antwort ist, dass der Vertrieb strukturiert, Deals nachverfolgt und das Team einen gemeinsamen Stand haben soll: Pipedrive.

Was die Nutzerbewertungen zeigen

Ein Blick auf die Bewertungsportale ist aufschlussreich, weil er ein Vorurteil aufräumt. Man könnte annehmen, dass ein spezialisiertes Vertriebstool bei Vertrieblern automatisch besser abschneidet als eine breite Plattform. Die Zahlen sagen etwas anderes.

Monday CRM wird von seinen Nutzern minimal höher bewertet (4,6 auf G2, 4,7 auf Capterra) als Pipedrive (4,3 auf G2, 4,5 auf Capterra). Das ist kein großer Abstand, aber es zeigt: Monday ist kein Kompromiss, den man eingeht, sondern ein Produkt, mit dem viele Teams sehr zufrieden sind.

Interessanter als die Note ist das Muster in den Rezensionen. Bei Monday drehen sich die positiven Stimmen um Flexibilität und Vielseitigkeit, die kritischen um Komplexität und Preisstruktur. Bei Pipedrive drehen sich die positiven Stimmen um Einfachheit und schnelle Nutzung, die kritischen um begrenzte Anpassung und Reporting-Tiefe.

Mit anderen Worten: Beide Systeme werden für genau das gelobt, wofür sie gebaut wurden, und für genau das kritisiert, was außerhalb ihres Kerns liegt. Das ist kein Zufall. Es bestätigt, dass die Wahl weniger eine Frage der Qualität ist als eine Frage der Passung.

Wann Monday CRM die richtige Wahl ist

Monday CRM macht Sinn, wenn:

• Vertrieb bei euch nur ein Teil eines größeren Prozesses ist und Projekte, Lieferung oder Service im selben System laufen sollen
• ihr teamübergreifend arbeitet und Übergaben zwischen Vertrieb, Umsetzung und Betreuung abbilden wollt
• ihr die Flexibilität wollt, euer System selbst zu gestalten, und die Zeit habt, das aufzubauen
• euer Team groß genug ist, dass die Mindestanzahl von drei Plätzen keine Rolle spielt
• ihr ohnehin schon monday.com für Projektmanagement nutzt und den Vertrieb dort andocken wollt

Wann Pipedrive die richtige Wahl ist

Pipedrive macht Sinn, wenn:

• der Vertrieb im Mittelpunkt steht und ein Mensch persönlich und aktiv verkauft
• ihr schnell starten wollt, ohne euer CRM erst selbst konzipieren zu müssen
• Beratung, Agenturleistungen oder komplexe B2B-Dienstleistungen im Mittelpunkt stehen
• Pipeline-Sichtbarkeit und Aktivitätenverfolgung wichtiger sind als teamübergreifendes Projektmanagement
• ihr klein startet und nicht für ungenutzte Plätze zahlen wollt
• Kostenbewusstsein und Einfachheit relevante Faktoren in der Entscheidung sind

Was beim Wechsel realistisch passiert

Der häufigste Fehler bei einem CRM-Wechsel, egal in welche Richtung, ist der Versuch, das alte System eins zu eins ins neue zu übertragen. Wer die Struktur aus Monday unverändert nach Pipedrive kopiert oder umgekehrt, nimmt die Probleme des alten Systems mit.

Ein Wechsel ist eine Gelegenheit, Prozesse zu bereinigen. Welche Felder wurden nie befüllt? Welche Pipelinestufen spiegeln keinen echten Schritt im Verkauf? Welche Automationen liefen, aber niemand wusste warum? Wer das vor der Migration beantwortet, spart mehr Zeit, als die Migration selbst kostet.

Ein besonderer Hinweis für den Wechsel von Monday zu Pipedrive: Wer Monday bisher für vieles gleichzeitig genutzt hat, muss vorher klären, was davon wirklich ins CRM gehört und was in ein anderes Werkzeug. Sonst versucht man, Pipedrive zu einem zweiten Monday zu machen, und verliert genau die Einfachheit, für die man gewechselt ist.

Genau diese Abgrenzung nehmen wir gemeinsam vor, wenn wir Unternehmen bei der Einführung von Pipedrive begleiten: Erst klären, was wirklich ins CRM gehört, dann einrichten.

Fazit: Es geht nicht um besser, sondern um passend

Monday CRM und Pipedrive sind beide gute Systeme. Das zeigen die Nutzerbewertungen deutlich, und es wäre unehrlich, das eine schlechtzureden. Der Unterschied liegt nicht in der Qualität, sondern im Zweck.

Monday ist eine flexible Plattform, die auch Vertrieb kann. Pipedrive ist ein Vertriebswerkzeug, das nur Vertrieb macht, dafür aber ohne Umwege. Wer viele Abläufe in einem System bündeln will, ist bei Monday richtig. Wer ein Werkzeug sucht, das der Vertrieb ab dem ersten Tag gern nutzt, ist bei Pipedrive richtig.

Die ehrlichste Frage vor der Entscheidung lautet nicht "Was kann dieses System?", sondern "Wird unser Team es in sechs Monaten noch täglich öffnen, und für welche Aufgabe?". Wenn ihr euch bei der Antwort unsicher seid, ist das meistens ein Zeichen, dass der Prozess vor der Software definiert werden sollte.

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Häufige Fragen zu Pipedrive und Monday:

Ist Monday oder Pipedrive besser?

Keins von beiden ist grundsätzlich besser, sie sind für unterschiedliche Anwendungsbreiche gebaut. Pipedrive ist stärker, wenn der Fokus klar auf dem Vertrieb liegt und das Team schnell starten soll. Monday ist stärker, wenn Vertrieb, Projekte und Service in einem System zusammenlaufen sollen. In den Nutzerbewertungen liegen beide dicht beieinander, die Wahl ist eine Frage der Passung, nicht der Qualität.

Was kostet Monday CRM im Vergleich zu Pipedrive?

Für einen Vergleich der Kosten, sollten nicht die beworbenen Einstiegspreise zur Bewertung genommen werden, sondern die Preise der Lizenzen, die tatsächlich passend sind. Bei Pipedrive ist das meist der Growth-Tarif ab rund 39 Euro pro Nutzer und Monat. Für größere oder wachsende Teams mit komplexeren Anforderungen sollte der Premium Plan forciert werden.
Monday CRM beginnt für echte Vertriebsarbeit beim Standard-Tarif ab rund 17 Dollar pro Platz, für Forecasting und Sales-Analysen braucht es allerdings den Pro-Tarif ab rund 28 Dollar. Dazu kommt bei Monday das Minimum von drei Plätzen pro Tarif, während Pipedrive pro tatsächlichem Nutzer abrechnet. Für sehr kleine Teams ist Pipedrive dadurch oft günstiger, obwohl die Grundpreise ähnlich aussehen.

Kann man Monday und Pipedrive miteinander verbinden?

Ja, über Automatisierungstools wie Zapier, Make oder n8n lassen sich Monday und Pipedrive verbinden, etwa um Daten zwischen beiden zu synchronisieren. In der Praxis ist das aber selten sinnvoll, weil beide Systeme denselben Zweck teilweise überschneiden. Meist ist die bessere Frage nicht, wie man beide verbindet, sondern welches von beiden zum eigenen Prozess passt.

Für welches Team eignet sich Monday, für welches Pipedrive?

Monday passt zu Teams, bei denen der Verkauf nur der erste Schritt eines längeren Prozesses ist und die viele Abläufe in einem Tool bündeln wollen, etwa Kreativagenturen oder IT-Dienstleister mit Projektabwicklung. Pipedrive passt zu Teams, in denen ein Mensch aktiv verkauft, die schnell starten wollen und kein Projektmanagement im CRM brauchen, etwa Beratungen, Agenturen oder Immobilien- und Versicherungsmakler. Als Faustregel: Wollt ihr verkaufen oder verwalten?

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Ihr seid euch noch nicht sicher, welches System zu eurem Team passt? Bucht euch ein Gespräch mit uns. Wir schauen gemeinsam auf euren Vertriebsprozess und sagen euch ehrlich, ob Pipedrive oder ein anderes CRM zu euch passt.