Stell dir vor, es ist Freitag 20 Uhr und ein neuer Lead kommt über deine Website rein.

Der Lead hat in diesem Moment Interesse an deinem Produkt und erwartet eine Rückmeldung. Im besten Fall schon mehr Infos, aber zumindest eine Eingnagsbestätigung, dass die Anfrage geklappt hat.
Aber dein Vertriebsteam sieht die Anfrage erst Montag Morgen.

In vielen Unternehmen passiert in diesem Fall nichts. Die Antwort kommt, wenn der Vertrieb wieder im Einsatz ist. Wenn sich in der Zwischenzeit die Konkurrenz schneller beim Lead zurückgemeldet hat, haben sie schon die Nase vorn.

Genau hier kann eine kleine Automatisierung im CRM einen großen Unterschied machen.

Mit einer einfacher Pipedrive Automationen lässt sich eine automatische E-Mail verschicken, sobald ein neuer Deal in einer bestimmten Pipeline angelegt wird.

So erhält jeder neue Lead sofort eine erste Rückmeldung, auch außerhalb der Geschäftszeiten.

Warum eine automatische Lead-Mail sinnvoll ist

Eine schnelle erste Reaktion hat im Vertrieb oft großen Einfluss darauf, ob aus einer Anfrage ein Gespräch wird.

Eine automatische E-Mail kann dabei helfen:

1. Eingang bestätigen‍

Der Lead weiß sofort, dass die Anfrage angekommen ist.

2. Vertrauen aufzubauen‍

Eine schnelle Rückmeldung wirkt professionell und organisiert.

3. Kommunikation zu starten‍

Du eröffnest damit einen Kommunikationskanal. Viele Leads antworten direkt auf diese erste Mail.

Gerade bei Online-Anfragen kann das entscheidend sein.

Beispiel für eine automatische Lead-Mail

Die Mail sollte kurz, freundlich und klar sein.

Zum Beispiel:

‍

Wichtig ist:
Die Mail soll keinen Vertrieb ersetzen, sondern nur den ersten Kontakt bestätigen und eventuell erste Infos zur Verfügung stellen.

Automation in Pipedrive einrichten – Schritt für Schritt

Die Umsetzung ist in Pipedrive relativ einfach. Du solltest davor die E-Mail Synchronisierung vollständig eingerichtet haben inkl. Signatur.

1. E-Mail-Vorlage erstellen

In Pipedrive lassen sich E-Mail-Vorlagen erstellen, die automatisch Daten aus dem CRM übernehmen.So wirkt die Nachricht persönlicher, obwohl sie automatisiert verschickt wird.

1. Name + Anrede des Kontakts
2. Unternehmen
3. Ansprechpartner

2. Neue Automation erstellen

Gehe in Pipedrive zu:

Automationen → Workflow Automation → Neue Automation

Hier kannst du einen neuen Workflow erstellen.

3. Trigger definieren

Der Trigger ist das Ereignis, das die Automation startet.

In diesem Fall: Deal wird hinzugefügt

Zusätzlich kannst du festlegen:

• Pipeline
• Phase (z. B. „Neue Leads“)
• weitere Kriterien (z. B. Quelle ist Website)

Damit wird die Automation nur ausgelöst, wenn ein Deal in dieser Phase angelegt wird.

3. Aktion hinzufügen

Als nächste Aktion wählst du:

E-Mail Vorlage senden

Hier kannst du eine bestehende E-Mail-Vorlage auswählen.

5. Automation testen

Bevor die Automation live geht, lohnt sich ein kurzer Test:

• einen Test-Deal anlegen
• prüfen, ob die E-Mail korrekt versendet wird
• schauen, ob die Vorlage richtig funktioniert

Danach kann die Automation aktiviert werden.

Wann solche Automationen besonders sinnvoll sind

Diese Art von Automation eignet sich besonders gut, wenn:

• Leads über Formulare eingehen
• Anfragen auch außerhalb der Geschäftszeiten kommen
• viele neue Leads pro Woche entstehen

Sie sorgt dafür, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt.

Fazit

Eine automatische E-Mail bei neuem Lead-Eingang ist eine kleine Automation mit großer Wirkung.

Sie sorgt dafür, dass Interessenten sofort eine Rückmeldung erhalten und zeigt gleichzeitig, dass der Vertriebsprozess gut organisiert ist.

Und das Beste:
Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten.

Im nächstem Schritt kannst du auch unterschiedliche Vorlagen abhängig vom Lead-Kanal oder angefragten Produkt erstellen.

Solch eine Automation kann man auch bauen für Leadmagneten.