Das Wichtigste auf einen Blick
- Mit einer Pipedrive-Automation lässt sich automatisch eine E-Mail versenden, sobald ein neuer Lead eingeht, auch außerhalb von Öffnungszeiten
- Laut Harvard Business Review sind Unternehmen, die innerhalb einer Stunde auf Anfragen reagieren, 7-mal wahrscheinlicher, den Lead zu qualifizieren
- Die Einrichtung dauert wenige Minuten: E-Mail-Vorlage erstellen, Trigger definieren (Deal wird angelegt), Aktion auslösen
- Voraussetzung: die E-Mail-Synchronisierung muss eingerichtet sein (ab Growth-Plan)
- Die Automation ersetzt keinen Vertrieb, sie stellt sicher, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt
Stell dir vor, es ist Freitag 20 Uhr und ein neuer Lead kommt über deine Website rein.
Der Lead hat in diesem Moment Interesse an deinem Produkt und erwartet eine Rückmeldung. Im besten Fall schon mehr Infos, aber zumindest eine Eingangsbestätigung, dass die Anfrage geklappt hat.
Aber dein Vertriebsteam sieht die Anfrage erst Montag Morgen.
In vielen Unternehmen passiert in diesem Fall nichts. Die Antwort kommt, wenn der Vertrieb wieder im Einsatz ist. Wenn sich in der Zwischenzeit die Konkurrenz schneller beim Lead zurückgemeldet hat, haben sie schon die Nase vorn.
Laut einer Studie der Harvard Business Review sind Unternehmen, die innerhalb einer Stunde auf Anfragen reagieren, 7-mal wahrscheinlicher, den Lead zu qualifizieren – verglichen mit Unternehmen, die mehr als eine Stunde warten.
Genau hier macht eine kleine Automatisierung im CRM einen großen Unterschied.
Warum eine automatische Lead-Mail sinnvoll ist
Eine schnelle erste Reaktion hat im Vertrieb oft großen Einfluss darauf, ob aus einer Anfrage ein Gespräch wird.
Eine automatische E-Mail kann dabei helfen:
1. Eingang bestätigen
Der Lead weiß sofort, dass die Anfrage angekommen ist.
2. Vertrauen aufzubauen
Eine schnelle Rückmeldung wirkt professionell und organisiert.
3. Kommunikation zu starten
Du eröffnest damit einen Kommunikationskanal. Viele Leads antworten direkt auf diese erste Mail.
Gerade bei Online-Anfragen kann das entscheidend sein.
Beispiel für eine automatische Lead-Mail
Die Mail sollte kurz, freundlich und klar sein.
Zum Beispiel:
Wichtig ist:
Die Mail soll keinen Vertrieb ersetzen, sondern nur den ersten Kontakt bestätigen und eventuell erste Infos zur Verfügung stellen. Personalisierung über CRM-Felder (Name, Unternehmen) macht sie trotz Automatisierung persönlich.
Automation in Pipedrive einrichten – Schritt für Schritt
Die Umsetzung ist in wenigen Minuten erledigt. Voraussetzung: Die E-Mail-Synchronisierung ist vollständig eingerichtet, inklusive Signatur. Die Automation ist ab dem Growth-Plan verfügbar.
1. E-Mail-Vorlage erstellen
In Pipedrive lassen sich E-Mail-Vorlagen erstellen, die automatisch Daten aus dem CRM übernehmen.So wirkt die Nachricht persönlicher, obwohl sie automatisiert verschickt wird.
- Name + Anrede des Kontakts
- Unternehmen
- Ansprechpartner
2. Neue Automation erstellen
Gehe in Pipedrive zu:
Automationen → Workflow Automation → Neue Automation
Hier kannst du einen neuen Workflow erstellen.
3. Trigger definieren
Der Trigger ist das Ereignis, das die Automation startet.
In diesem Fall: Deal wird hinzugefügt
Zusätzlich kannst du festlegen:
- Pipeline
- Phase (z. B. „Neue Leads“)
- weitere Kriterien (z. B. Quelle ist Website)
Damit wird die Automation nur ausgelöst, wenn ein Deal in dieser Phase angelegt wird.
3. Aktion hinzufügen
Als nächste Aktion wählst du:
E-Mail Vorlage senden
Hier kannst du eine bestehende E-Mail-Vorlage auswählen.
5. Automation testen
Bevor die Automation live geht, lohnt sich ein kurzer Test:
- einen Test-Deal anlegen
- prüfen, ob die E-Mail korrekt versendet wird
- schauen, ob die Vorlage richtig funktioniert
Danach kann die Automation aktiviert werden.
Wann solche Automationen besonders sinnvoll sind
Diese Art von Automation eignet sich besonders gut, wenn:
- Leads über Formulare eingehen
- Anfragen auch außerhalb der Geschäftszeiten kommen
- viele neue Leads pro Woche entstehen
Sie sorgt dafür, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt.
Fazit: Kleine Automation, große Wirkung – und in wenigen Minuten eingerichtet
Eine automatische Lead-Mail ist einer der schnellsten und wirkungsvollsten Einstiege in die Vertriebsautomatisierung mit Pipedrive. Sie bestätigt den Eingang, wirkt professionell und öffnet den Kommunikationskanal – vollautomatisch, rund um die Uhr.
Als nächster Schritt lassen sich unterschiedliche Vorlagen für verschiedene Lead-Kanäle oder Produkte erstellen. Auch für Leadmagneten (z. B. Downloads, Webinare) lässt sich dieselbe Logik nutzen.
Quellen: Harvard Business Review – „The Short Life of Online Sales Leads"
