Der einfachste und schnellste Weg, wie du gleich zu Beginn schnell und einfach Daten in Pipedrive bekommst ist die E-Mail-Synchronisierung.
Warum? Weil hier ein großer Teil der echten Kundenkommunikation stattfindet. Wenn E-Mails nicht sauber im CRM ankommen, fehlt ein wichtiger Teil der Kommunikation: Wer hat wann was geschrieben? Wurde schon geantwortet? Und wie ist der aktuelle Stand? Pipedrive bietet dafür eine E-Mail-Synchronisierung, die E-Mails mit dem CRM verbindet und Korrespondenz in der Historie von Kontakten und Deals sichtbar macht.
Tipp: Wenn du mit Pipedrive startest, kannst du deine Inbox als roten Faden nutzen, um Kontake mit denen du gerade im Kontakt stehst mit einem Klick anzulegen.
Wie funktioniert die Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisierung?
Bei der Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisierung wird dein E-Mail-Postfach mit Pipedrive verbunden.
Das bedeutet:
- E-Mails aus deinem Postfach erscheinen in Pipedrive
- E-Mails, die du in Pipedrive schreibst, erscheinen auch in deinem normalen Postfach
- die Kommunikation bleibt an beiden Orten aktuell
Dein Postfach wird faktisch in beide Richtungen gespiegelt.
Warum diese Funktion so wertvoll ist
1. Kundenkommunikation bleibt nicht mehr in einzelnen Postfächern hängen
Sobald mehrere Personen mit Leads oder Kunden arbeiten, wird E-Mail schnell zum Risiko. Informationen liegen in persönlichen Postfächern, Übergaben werden unsauber und Rückfragen häufen sich.
Mit der E-Mail-Synchronisierung wird Kommunikation im CRM sichtbar und damit teamfähig. Genau das ist im Vertriebsalltag oft der Unterschied zwischen „jeder arbeitet für sich“ und „wir arbeiten wirklich gemeinsam“.
2. Das CRM wird deutlich relevanter
Viele CRMs scheitern daran, dass sie nur als zusätzliche Dokumentationspflicht wahrgenommen werden.
Sobald jedoch E-Mails direkt im System sichtbar sind, wird das CRM automatisch wertvoller:
- Konversationen sind nachvollziehbar
- Kontakte sind besser eingeordnet
- Deals sind leichter zu verstehen
Das System wird nicht nur gepflegt, sondern tatsächlich genutzt.
3. Nachvollziehbarkeit und Datenqualität steigen
Wenn E-Mails sauber dokumentiert sind, wird sofort klar:
- wann der letzte Kontakt war
- worüber gesprochen wurde
- ob ein Follow-up fehlt
Das verbessert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch Forecasts, Priorisierung und Vertriebssteuerung.
4. Vorlagen, Automatisierung und Tracking
Sobald die E-Mail-Synchronisierung eingerichtet ist, eröffnen sich in Pipedrive noch weitere hilfreiche Funktionen.
Zum einen lassen sich E-Mail-Vorlagen erstellen und im Team teilen. Häufig genutzte Mailvorlagen (wie z. B. Terminbestätigungen, Angebotsversand oder Follow-ups) müssen dadurch nicht jedes Mal neu geschrieben werden.
Zum anderen können E-Mails automatisch durch bestimmte Ereignisse im CRM ausgelöst werden.
Typische Beispiele aus der Praxis:
Interne Automatisierung:
Wenn ein Deal gewonnen wird, kann automatisch eine E-Mail an die Buchhaltung gesendet werden inklusive Dealinformationen und einer Aufgabe zur Rechnungserstellung.
Externe Automatisierung
Wird im CRM eine Aktivität wie ein Termin erstellt, kann automatisch eine Terminbestätigung mit Agenda an den Lead geschickt werden.
Solche kleinen Automatisierungen sparen im Alltag viel Zeit und sorgen gleichzeitig dafür, dass Kommunikation konsistent und zuverlässig abläuft.
Außerdem bietet Pipedrive die Möglichkeit Mailöffnungen zu tracken.
Schritt für Schritt: So richtest du die E-Mail-Synchronisierung in Pipedrive ein
Die Einrichtung ist grundsätzlich unkompliziert:
1. Zu den persönlichen Einstellungen gehen
Öffne oben rechts dein Account-Menü und gehe zu
Persönliche Einstellungen > E-Mail-Synchronisierung.
2. E-Mail-Adresse eingeben
Gib die E-Mail-Adresse ein, die du mit Pipedrive verbinden möchtest, diese muss nicht mit der Mail-Adresse übereinstimmen, über die dein Pipedrive Account läuft.
3. E-Mail-Provider auswählen
Wähle deinen Anbieter aus und verbinde dein Postfach mit Pipedrive.
4. Synchronisierung prüfen
Anschließend kannst du festlegen, welche E-Mails synchronisiert werden sollen. Ob die Mails nur für dich oder für alle Nutzer sichtbar sind und ob du eine E-Mail Signatur nutzen möchtest.
5. Im Alltag testen
Nach der Einrichtung lohnt sich ein kurzer Praxistest:
- eine E-Mail an einen bestehenden Kontakt senden
- prüfen, ob sie im CRM richtig erscheint
- schauen, ob sie dem passenden Kontakt oder Deal zugeordnet wird
Wichtig zu wissen
Die E-Mail-Synchronisierung bietet Pipedrive für Advanced und höhere Pläne. Außerdem gibt es bei höheren Plänen zusätzliche Möglichkeiten wie mehrere E-Mail-Accounts gleichzeitig zu synchronisieren und ein Teampostfach einzurichten.
Fazit: Kleine Funktion, großer Effekt
Die Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisierung ist keine spektakuläre CRM-Funktion, aber oft eine der nützlichsten.
Sie macht Kommunikation sichtbar, verbessert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass das CRM im Alltag tatsächlich Mehrwert liefert.
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