E-Mail-Synchronisierung in Pipedrive einrichten

Der einfachste Weg, schnell echte Daten in Pipedrive zu bekommen, ist die E-Mail-Synchronisierung.

Warum? Weil ein Großteil der Kundenkommunikation per E-Mail läuft. Laut HubSpot verbringen Vertriebsmitarbeiter durchschnittlich 21 % ihrer Arbeitszeit mit dem Schreiben und Beantworten von E-Mails. Wenn diese Kommunikation nicht im CRM sichtbar ist, fehlt ein zentrales Stück Information: Wer hat wann was geschrieben? Wurde geantwortet? Wie ist der aktuelle Stand?

Pipedrive löst das mit einer integrierten E-Mail-Synchronisierung, die Korrespondenz direkt in der Kontakt- und Deal-Historie sichtbar macht.

Tipp: Wenn du mit Pipedrive startest, kannst du deine Inbox als roten Faden nutzen – Kontakte, mit denen du gerade im Austausch bist, lassen sich direkt aus einer E-Mail mit einem Klick anlegen.

Wie funktioniert die Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisierung in Pipedrive?

Bei der Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisierung wird dein E-Mail-Postfach mit Pipedrive verbunden.
Das bedeutet:

• E-Mails aus deinem Postfach erscheinen in Pipedrive
• E-Mails, die du in Pipedrive schreibst, erscheinen auch in deinem normalen Postfach
• die Kommunikation bleibt an beiden Orten aktuell

Dein Postfach wird faktisch in beide Richtungen gespiegelt.

Warum ist die E-Mail-Synchronisierung so wertvoll für den Vertrieb?

1. Kundenkommunikation bleibt nicht mehr in einzelnen Postfächern hängen

Sobald mehrere Personen mit Leads oder Kunden arbeiten, wird E-Mail schnell zum Risiko: Informationen liegen in persönlichen Postfächern, Übergaben werden unsauber und Rückfragen häufen sich. Mit der E-Mail-Synchronisierung wird Kommunikation im CRM sichtbar und damit teamfähig.

Das ist im Vertriebsalltag oft der Unterschied zwischen „jeder arbeitet für sich" und „wir arbeiten wirklich gemeinsam".

2. Das CRM wird deutlich relevanter

Viele CRMs scheitern daran, dass sie nur als zusätzliche Dokumentationspflicht wahrgenommen werden.

Sobald jedoch E-Mails direkt im System sichtbar sind, wird das CRM automatisch wertvoller:

• Konversationen sind nachvollziehbar
• Kontakte sind besser eingeordnet
• Deals sind leichter zu verstehen

Das System wird nicht nur gepflegt, sondern tatsächlich genutzt.

3. Nachvollziehbarkeit und Datenqualität steigen

Wenn E-Mails sauber dokumentiert sind, wird sofort klar:

• wann der letzte Kontakt war
• worüber gesprochen wurde
• ob ein Follow-up fehlt

Das verbessert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch Forecasts, Priorisierung und Vertriebssteuerung.

4. Vorlagen, Automatisierung und Tracking

Sobald die E-Mail-Synchronisierung eingerichtet ist, eröffnen sich in Pipedrive noch weitere hilfreiche Funktionen.

Zum einen lassen sich E-Mail-Vorlagen erstellen und im Team teilen. Häufig genutzte Mailvorlagen (wie z. B. Terminbestätigungen, Angebotsversand oder Follow-ups) müssen dadurch nicht jedes Mal neu geschrieben werden.

Zum anderen können E-Mails automatisch durch bestimmte Ereignisse im CRM ausgelöst werden.

Typische Beispiele aus der Praxis:

Interne Automatisierung:
Wenn ein Deal gewonnen wird, kann automatisch eine E-Mail an die Buchhaltung gesendet werden inklusive Dealinformationen und einer Aufgabe zur Rechnungserstellung.

Externe Automatisierung
Wird im CRM eine Aktivität wie ein Termin erstellt, kann automatisch eine Terminbestätigung mit Agenda an den Lead geschickt werden.

Solche kleinen Automatisierungen sparen im Alltag viel Zeit und sorgen gleichzeitig dafür, dass Kommunikation konsistent und zuverlässig abläuft.

Außerdem bietet Pipedrive die Möglichkeit Mailöffnungen zu tracken.

Schritt für Schritt: So richtest du die E-Mail-Synchronisierung in Pipedrive ein

Die Einrichtung ist grundsätzlich unkompliziert:

1. Zu den persönlichen Einstellungen gehen

Öffne oben rechts dein Account-Menü und gehe zu
Persönliche Einstellungen > E-Mail-Synchronisierung.

2. E-Mail-Adresse eingeben

Gib die E-Mail-Adresse ein, die du mit Pipedrive verbinden möchtest, diese muss nicht mit der Mail-Adresse übereinstimmen, über die dein Pipedrive Account läuft.

3. E-Mail-Provider auswählen

Wähle deinen Anbieter aus und verbinde dein Postfach mit Pipedrive.

4. Synchronisierung prüfen

Anschließend kannst du festlegen, welche E-Mails synchronisiert werden sollen. Ob die Mails nur für dich oder für alle Nutzer sichtbar sind und ob du eine E-Mail Signatur nutzen möchtest.

5. Im Alltag testen

Nach der Einrichtung lohnt sich ein kurzer Praxistest:

• eine E-Mail an einen bestehenden Kontakt senden
• prüfen, ob sie im CRM richtig erscheint
• schauen, ob sie dem passenden Kontakt oder Deal zugeordnet wird

Ab welchem Plan ist die E-Mail-Synchronisierung verfügbar?

Die vollständige Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisierung mit Tracking ist ab dem Growth-Plan enthalten. Im Lite-Plan steht diese Funktion nicht zur Verfügung – das ist einer der Hauptgründe, warum der Lite-Plan für Teams mit aktivem Kundenkontakt oft zu eingeschränkt ist.

Ab dem Premium-Plan kommen zusätzliche Optionen hinzu: mehrere E-Mail-Accounts gleichzeitig synchronisieren und ein gemeinsames Teampostfach einrichten.

Fazit: Warum die E-Mail-Synchronisierung einer der ersten Schritte bei der Einrichtung sein sollte

Die Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisierung ist keine spektakuläre CRM-Funktion, aber oft eine der nützlichsten.
Sie macht Kommunikation sichtbar, verbessert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass das CRM im Alltag tatsächlich Mehrwert liefert.

‍

‍

‍

Quellen: HubSpot State of Sales Report 2024