Das Wichtigste im Überblick
- Kleine Beratungsunternehmen (unter 1 Mio. € Umsatz) verzeichnen 2025 laut BDU negatives Wachstum
- Zentraler Grund dafür: strukturelle Probleme im Vertrieb
- In den meisten inhabergeführten Beratungen hängt der gesamte Vertrieb an einer einzigen Person; ein temporärer Ausfall stoppt die Akquise vollständig
- Vertrieb passiert reaktiv, wenn Kapazitäten frei werden
- Bestandskunden sind die größte ungenutzte Umsatzchance: Die Abschlusswahrscheinlichkeit liegt bei 60–70 % - gegenüber 5–20 % bei Neukunden
- Pipedrive gibt dem Vertrieb eine Struktur, die unabhängig von einer einzelnen Person funktioniert
Ein Markt unter Druck - besonders für die kleinere inhabergeführte Beratungen
Die Beratungsbranche in Deutschland ist groß: Rund 49 Milliarden Euro Gesamtumsatz im Jahr 2025, so der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU). Für große und mittelgroße Häuser läuft das Geschäft stabil. Die andere Seite des Marktes sieht anders aus.
Rund 22.700 Beratungsunternehmen in Deutschland erzielen einen Jahresumsatz von unter einer Million Euro (Quelle: BDU Facts & Figures 2025). Genau diese Gruppe verzeichnet 2025 negatives Wachstum von bis zu -2,5 Prozent, während der Gesamtmarkt immerhin noch leicht zulegt. Das Gesamtwachstum des Marktes von +0,5 Prozent verteilt sich sehr ungleich.
Das ist kein Zufall. Kleine inhabergeführte Beratungen stehen vor strukturellen Herausforderungen, die sich ohne aktives Gegensteuern mit der Zeit verschärfen.
Die eigentlichen Probleme: Was hinter den Zahlen steckt
Wer inhabergeführte Beratungen von innen kennt, erkennt schnell ein wiederkehrendes Muster. Es geht selten um fehlende Qualität oder falsches Angebot. Die Probleme liegen tiefer: im Vertriebssystem selbst.
Der Vertrieb hängt an einer Person.
In den meisten kleinen Beratungen ist der Inhaber oder die Inhaberin das Herz des Unternehmens: im Projektgeschäft, in der Kundenkommunikation und im Vertrieb. Das ist verständlich, wird aber zum strukturellen Risiko. Ein Urlaub, eine Krankheit, ein intensives Projektquartal: Wenn diese eine Person nicht akquiriert, dann akquiriert niemand. Die Auftragslage schwankt deshalb stark, und das Geschäft bleibt abhängig von der physischen Verfügbarkeit einer einzigen Person.
Akquise passiert, wenn Zeit übrig bleibt.
Viele Beratungen kennen das Muster: Solange Projekte laufen, denkt niemand an Neugeschäft. Sobald sich das Ende eines Projekts abzeichnet, beginnt die hektische Suche nach dem nächsten. Telefonate, E-Mails, LinkedIn-Nachrichten - schnell und ohne Strategie. Das ist Vertrieb auf Zuruf, nicht Vertrieb auf System.
Das Ergebnis: Der nächste Auftrag kommt oft zu spät oder gar nicht. Und weil kein Pipeline-Überblick existiert, ist auch nicht vorhersehbar, wann das Tal der Leere kommt — es kommt einfach.
Es gibt keine verwertbaren Vertriebsdaten.
Welche Kontakte wurden wann angesprochen? Wie lange dauert es typischerweise vom Erstgespräch bis zur Beauftragung? Welche Themen führen zu Abschlüssen, welche nicht? Für die meisten kleinen Beratungen sind das unbeantwortete Fragen. Gesprächsnotizen existieren im Kopf oder in losen Mails, eine strukturierte Dokumentation fehlt. Damit fehlt auch die Grundlage für Forecasting — und für fundierte Entscheidungen.
Nur 24 Prozent der kleinen Unternehmen nutzen überhaupt ein CRM.
Laut einer Auswertung von Statista nutzen nur 24 Prozent der deutschen Unternehmen mit 10 bis 49 Mitarbeitenden eine CRM-Software. Der Rest arbeitet mit Excel, Outlook und Gedächtnis (Quelle: Statista, CRM-Software Einsatz nach Unternehmensgröße 2023). In kleineren Einheiten dürfte die Quote noch niedriger liegen.
Das ist kein Komfortproblem sondern ein Wettbewerbsnachteil.
Die größte ungenutzte Umsatzchance: Bestandskunden
Während viele Beratungen ihre Energie auf Neukundenakquise konzentrieren, liegt eine erhebliche Umsatzchance häufig ungenutzt direkt im eigenen Kundenstamm.
Die Zahlen sind eindeutig: Die Erfolgswahrscheinlichkeit beim Verkauf an einen Bestandskunden liegt bei 60 bis 70 Prozent, gegenüber 5 bis 20 Prozent bei Neukunden. Ein Neukunde zu gewinnen kostet im B2B-Bereich im Schnitt zehnmal so viel wie eine Erweiterung mit einem bestehenden Kunden (Quelle: Qymatix, Bestandskunden vs. Neukunden im B2B).
Für Unternehmensberatungen ist dieser Effekt besonders ausgeprägt. Wer ein erfolgreiches Projekt abgeliefert hat, hat bereits das Wichtigste aufgebaut, was in der Beratung zählt: Vertrauen. Der nächste Auftrag muss nicht mehr erklärt und rechtfertigt werden. Er wird verlängert, erweitert oder folgt als logischer nächster Schritt.
Laut BDU ist die Empfehlung durch Bestandskunden der wichtigste Vertriebskanal für Unternehmensberater, noch vor allen aktiven Akquiseformen (Quelle: BDU, Der Kunde ist der Top-Vertriebskanal für Unternehmensberater). Das Problem: Ohne System werden diese Potenziale nicht systematisch genutzt. Wer kein CRM hat, weiß nicht, bei welchem Bestandskunden der letzte Kontakt schon drei Monate zurückliegt. Wer kein CRM hat, bekommt keine automatische Erinnerung, wenn ein Projekt ausläuft und ein Folgegespräch sinnvoll wäre.
Konkret bedeutet das für eine inhabergeführte Beratung: Cross-Selling auf Bestandskunden ist der schnellste Weg zu stabilem Umsatzwachstum und er ist deutlich günstiger als Neukundenakquise.
Was ein CRM für Unternehmensberatungen konkret verändert
Ein CRM-System löst nicht alle Herausforderungen, aber es adressiert die strukturellen Kernprobleme direkt.
Vertrieb wird unabhängig von einer Person.
Wenn alle Kontakte, Gesprächsnotizen, offenen Angebote und nächsten Schritte im System dokumentiert sind, hängt der Vertrieb nicht mehr am Kopf des Inhabers. Eine Vertretung kann einspringen. Eine Assistenz kann Follow-ups koordinieren. Und der Inhaber selbst kommt nach einem Urlaub wieder rein und sieht sofort, was liegen geblieben ist.
Pipeline-Steuerung ersetzt Bauchgefühl.
Statt auf den nächsten Auftrag zu warten, gibt die Vertriebspipeline jederzeit Auskunft: Wie viele Gespräche laufen gerade? In welcher Phase befinden sich die Interessenten? Wie hoch ist der potenzielle Umsatz der nächsten Monate? Damit wird Planung möglich und das Tal der Leere wird vorhersehbar, bevor es eintritt.
Bestandskunden werden systematisch entwickelt.
Im CRM lässt sich für jeden Bestandskunden hinterlegen, wann das letzte Gespräch stattgefunden hat, welche Themen besprochen wurden und wann eine Wiedervorlage sinnvoll ist. Läuft ein Projekt aus, erscheint automatisch die Aufgabe für das Folgegespräch. Cross-Selling-Anlässe - ein neues Thema, ein neues Teammitglied beim Kunden, eine neue Unternehmensphase - werden nicht mehr dem Zufall überlassen.
Daten ermöglichen echtes Forecasting.
Nach wenigen Monaten strukturierter Datenpflege entstehen auswertbare Muster: Wie lange dauert ein typischer Akquisezyklus? Welche Kontaktquellen bringen die besten Abschlüsse? Was ist die durchschnittliche Auftragsgröße? Diese Informationen machen Vertriebsentscheidungen deutlich fundierter.
Warum Pipedrive für kleine Beratungen besonders geeignet ist
Es gibt viele CRM-Systeme: von einfach bis komplex, von günstig bis teuer. Pipedrive hat sich für kleinere, serviceorientierte Unternehmen aus einem einfachen Grund bewährt: Es ist so aufgebaut, dass man schnell loslegen kann, ohne IT-Abteilung und ohne wochenlange Einführung.
Die visuelle Pipeline zeigt auf einen Blick, in welcher Phase sich jeder Interessent oder Bestandskunde befindet. Aktivitäten, wie Anrufe, E-Mails und Meetings lassen sich direkt dem Kontakt zuordnen und mit einer nächsten Aufgabe verknüpfen. Automationen wie Follow-up-Erinnerungen oder Deal-Updates sind ohne Programmierkenntnisse einzurichten.
Ein häufiger Vorbehalt: "Ein CRM bedeutet noch mehr Verwaltungsaufwand." Das Gegenteil ist richtig — wenn es richtig eingerichtet ist. Pipedrive ist nicht dazu da, Prozesse zu bürokratisieren, sondern dazu, den Kopf freizumachen. Wenn die nächsten Schritte im System stehen, muss man sie nicht mehr im Gedächtnis behalten. Für inhabergeführte Beratungen mit kleinem Team oder ohne dediziertes Vertriebspersonal ist genau das entscheidend: Das System soll entlasten, nicht zusätzlich belasten.
So sieht das konkret aus: Pipedrive für Unternehmensberatungen
Die Akquise-Pipeline: Alle Leads, ein System
Neue Kontakte kommen in Beratungen selten aus einer einzigen Quelle. Persönliche Empfehlungen, Messekontakte, LinkedIn-Verbindungen, Anfragen über die Website oder Leads aus bezahlten Anzeigen: sie alle landen irgendwo, und ohne System gehen viele davon unter.
In Pipedrive lässt sich das mit einer zentralen Akquise-Pipeline lösen. Jeder neue Kontakt, egal aus welcher Quelle, bekommt einen Deal in der Pipeline. Die Phasen bilden die realen Meilensteine des Beratungsvertriebs ab:
Neuer Lead → Erstgespräch vereinbart → Erstgespräch geführt → Angebot verschickt → Verhandlung → Gewonnen / Verloren
Was das System dabei besonders leistungsfähig macht: In jeder Phase lassen sich Pflichtfelder definieren, die ausgefüllt sein müssen, bevor ein Deal in die nächste Phase verschoben werden kann. Wer hat entschieden? Was ist das konkrete Problem? Gibt es ein Budget? Ist der Entscheider im Gespräch?
Das klingt nach Bürokratie, ist es aber nicht. Es ist die Voraussetzung dafür, dass der Vertrieb nicht mehr ausschließlich im Kopf des Inhabers stattfindet. Wenn alle relevanten Informationen im System stehen, kann eine Assistenz nachfassen, ein Mitarbeiter das Gespräch übernehmen oder der Inhaber nach zwei Wochen Urlaub direkt weitermachen, ohne Briefing, ohne Gedächtnislücken.
Optional: Die Projektpipeline als Bestandskundenstrategie
Neben der Akquise-Pipeline lohnt sich für viele Beratungen eine zweite Pipeline für laufende Projekte. Nicht zur Steuerung des Projekts selbst, dafür gibt es Projektmanagement-Tools, sondern zur gezielten Beziehungspflege.
Die Logik dahinter: Während ein Projekt läuft, ist die Aufmerksamkeit oft ausschließlich auf die Lieferung gerichtet. Kundenstimmung, Zufriedenheit und Verlängerungspotenziale werden selten aktiv abgefragt - sie fallen auf, wenn es zu spät ist.
Eine einfache Projektpipeline mit geplanten Feedback-Aktivitäten ändert das. Zum Beispiel:
- Projekt gestartet: Erwartungen abgleichen, Kommunikationsrhythmus klären
- Halbzeit: Kurzes Zwischenfeedback — läuft das Projekt wie erwartet?
- Abschluss naht: Gesamtzufriedenheit abfragen, nächste Schritte besprechen
- Projektabschluss: Abschlussgespräch mit explizitem Blick auf Folgepotenziale
Wenn Informationen über Projektzufriedenheit und Vertriebsaktivitäten im selben System zusammenlaufen, entsteht etwas Wertvolles: Man weiß nicht nur, wer gerade Kunde ist, sondern auch, wann der beste Moment für das nächste Gespräch ist. Der Abschluss eines erfolgreichen Projekts ist der günstigste Zeitpunkt für das nächste Angebot. Das System erinnert daran.
Bonus: Surfe — wenn LinkedIn auf Pipedrive trifft
Ein erheblicher Teil der Kommunikation in der Beratungsbranche findet auf LinkedIn statt. Neue Kontakte, erste Gespräche, Empfehlungen - vieles beginnt dort. Das Problem: LinkedIn und CRM sind zwei separate Welten, und wer Kontakte manuell zwischen beiden Systemen überträgt, verliert Zeit und macht Fehler.
Surfe löst genau das. Die Browser-Extension verbindet LinkedIn direkt mit Pipedrive: Kontakte lassen sich auf Knopfdruck ins CRM synchronisieren, Nachrichten werden automatisch der richtigen Person zugeordnet, und die gesamte LinkedIn-Kommunikation ist im Deal sichtbar, ohne manuellen Export, ohne Kopieren.
Für Berater, die LinkedIn aktiv zur Akquise nutzen, ist das einer der größten Zeitgewinner im täglichen Workflow.
Meine Empfehlung für Unternehmensberatungen
Der sinnvollste erste Schritt ist nicht die vollständige Einrichtung aller Automationen — sondern die konsequente Erfassung aller laufenden und vergangenen Kundenkontakte in einer Pipeline.
Wer bisher mit Outlook und Excel gearbeitet hat, merkt schon nach wenigen Wochen den Unterschied: Der Überblick ist da, Follow-ups werden nicht mehr vergessen, und das nächste Gespräch mit einem Bestandskunden passiert, weil das System daran erinnert — nicht weil es zufällig auffällt.
Wer dann noch Automationen einrichtet — automatische Erinnerungen, Pipeline-Stufen-Updates, Deal-Auswertungen — hat eine Vertriebsinfrastruktur, die mit dem Unternehmen wächst und nicht mehr an einer einzigen Person hängt.
Das Geschäft wird nicht von allein planbar. Aber mit dem richtigen System wird es möglich.
Du möchtest wissen, wie Pipedrive für deine Beratung konkret aufgesetzt werden kann? Ich berate inhabergeführte Unternehmen bei der Einführung und Konfiguration von Pipedrive — meld dich gern.
