Das Wichtigste auf einen Blick
- Agenturen haben kaum einen echten Vertriebsprozess. Das ist das eigentliche Problem, nicht das Tool
- Leads kommen meist über persönliche Kontakte des Chefs, nicht über strukturierten Outbound
- Projektmanager übernehmen den Vertrieb halbherzig neben dem Tagesgeschäft
- Pipedrive passt gut für Agenturen, weil es leichtgewichtig ist und keinen Fulltime-Vertrieb voraussetzt
- Auch Pipedrive scheitert, wenn kein Prozess dahinter steht. Das muss man ehrlich sagen
Agenturen und CRM sind eine komplizierte Beziehung. Nicht weil die Tools schlecht sind, sondern weil Agenturen einen Vertrieb haben, der sich in vielen Fällen von dem anderen Branchen unterscheidet. Wer das ignoriert und einfach ein CRM einführt, kauft sich Frust.
Was wirklich passiert, wenn Agenturen ein CRM einführen, und wann es klappt.
Der Agentur-Vertrieb ist kein Vertrieb im klassischen Sinne
In einem klassischen B2B-Vertrieb gibt es eine Pipeline: Leads werden generiert, qualifiziert, über mehrere Kontaktpunkte entwickelt und irgendwann abgeschlossen. Diese Pipeline hat Menschen dahinter, die nichts anderes tun.
In Agenturen sieht das anders aus.
Neue Projekte entstehen fast immer über persönliche Kontakte. Der Geschäftsführer kennt jemanden, jemand empfiehlt jemanden, man begegnet sich auf einem Event. Diese Leads sind hochwertig. Abschlussquoten aus dem eigenen Netzwerk sind in der Regel deutlich besser als aus Kaltakquise. Aber sie lassen sich schlecht skalieren und noch schlechter systematisieren.
Es gibt keine dedizierte Vertriebsperson. Wer den Vertrieb offiziell "macht", ist in den meisten Agenturen die Führungsebene. Die sitzt aber gleichzeitig in Kundenprojekten, in Meetings, in der Strategie. Vertrieb ist, was nach allem anderen kommt.
Und dann gibt es Projektmanager, die theoretisch beim Account-Aufbau helfen könnten. Praktisch arbeiten sie den ganzen Tag in Asana, Jira oder Notion. Das CRM ist ein fremdes System, das sie zusätzlich öffnen müssten.
Das Ergebnis: Leads liegen in E-Mails, in WhatsApp-Chats, in Notizbüchern. Wer gerade in Gesprächen mit welchem Kunden ist, weiß oft nur eine Person im Unternehmen. Und wenn diese Person krank wird oder die Firma verlässt, ist das Wissen weg.
Warum die meisten CRMs für Agenturen zu groß sind
Die großen Anbieter sind auf Unternehmen ausgelegt, die echten Vertrieb betreiben. Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics: Alle denken in Pipelines mit vielen Deals, großen Teams und komplexen Prozessen.
Für eine Agentur mit fünf bis zwanzig Personen, die im Monat vielleicht drei bis acht aktive Gespräche führt, ist das Overkill. Die Systemkonfiguration dauert Wochen, die Einführung kostet Energie, und am Ende tragen drei Mitarbeitende halbherzig Daten ein, weil sie das Tool nicht wirklich brauchen.
HubSpot hat zusätzlich das Problem, dass es als Marketing-Plattform gebaut wurde. Die meisten Agenturen betreiben kein Inbound-Marketing für sich selbst. Sie zahlen bei HubSpot für Funktionen, die sie nie anfassen.
Was Pipedrive für Agenturen besser macht
Pipedrive wurde von Anfang an für Unternehmen gebaut, in denen Menschen persönlich verkaufen. Kleine Teams, überschaubare Pipelines, klarer nächster Schritt bei jedem Kontakt.
Das trifft den Agentur-Alltag besser als jeder komplexe CRM-Ansatz.
Die Pipeline-Ansicht zwingt zur Klarheit. Wie viele aktive Gespräche gibt es gerade? In welcher Phase sind sie? Was ist der nächste Schritt? Das lässt sich in Pipedrive in einer Ansicht sehen, ohne Berichte zu bauen oder Felder zu konfigurieren.
Die Aktivitätenverfolgung ist für Beziehungsvertrieb gemacht. Nächster Anruf, nächstes Meeting, nächste E-Mail — Pipedrive erinnert daran, ohne dass jemand aktiv nachhalten muss. Für Agenturen, die Leads über Monate langsam entwickeln, ist das der Kern des Systems.
Der Einstieg ist niedrigschwellig. Pipedrive lässt sich in einem halben Tag so einrichten, dass es nutzbar ist. Keine monatelange Konfiguration, kein IT-Projekt.
Der Preis ist für Agenturgrößen realistisch. Drei bis fünf Nutzer, Advanced-Tarif: Unter 200 Euro im Monat. Das ist auch für Agenturen ohne Vertriebsbudget darstellbar.
Aber ehrlich: Auch Pipedrive scheitert manchmal
Das sollte man klar sagen, auch wenn es unbequem ist.
Ein CRM löst kein strukturelles Problem. Wer keinen Prozess hat, kauft sich mit Pipedrive keinen Prozess, sondern ein leeres System. Und ein leeres CRM ist schlechter als kein CRM, weil es Schuldgefühle produziert ohne Nutzen zu stiften.
Die häufigste Situation in der Praxis: Pipedrive wird eingeführt, die ersten zwei Wochen werden Kontakte angelegt und Deals gepflegt. Dann kommt ein großes Kundenprojekt, der Tagesrhythmus ändert sich, und das CRM wird drei Wochen nicht geöffnet. Danach stimmen die Daten nicht mehr, der Aufwand für die Bereinigung erscheint zu groß — und das System wird stillschweigend aufgegeben.
Das ist in der Agenturberatung keine Ausnahme. Es ist eher die Regel, wenn ein paar wichtige Voraussetzungen fehlen.
Was eine CRM-Einführung in Agenturen braucht, damit sie funktioniert
Einen Owner. Eine Person, die das CRM als ihre Verantwortung betrachtet. Das muss nicht der Geschäftsführer sein, aber jemand muss es sein. Ohne klare Verantwortung stirbt das System.
Einen reduzierten Prozess. Nicht alle Felder ausfüllen, nicht jede Interaktion dokumentieren. Nur das, was wirklich entscheidungsrelevant ist: Wer ist in der Pipeline, in welcher Phase, wann ist der nächste Kontakt. Mehr nicht.
Integration in bestehende Workflows. Wenn das Team den ganzen Tag in Asana arbeitet, muss das CRM entweder daran angebunden sein oder so einfach sein, dass ein Eintrag am Morgen und am Abend ausreicht. Wer Projektmanager dazu bringt, täglich zwischen zwei Systemen zu wechseln, hat verloren.
Regelmäßige, kurze Reviews. Viertelstündlich, einmal pro Woche: Wer hat sich bewegt, wer nicht, was ist der nächste Schritt. Das hält das System lebendig und gibt der Führungsebene den Überblick, den sie eigentlich braucht.
Notion als CRM: Eine Alternative für den Einstieg
Für Agenturen, die noch keinen strukturierten Vertriebsprozess haben und erst einmal verstehen wollen, welche Informationen sie überhaupt festhalten wollen, kann der Einstieg auch niedriger angesetzt werden.
CRM in Notion aufbauen: Was funktioniert und was dabei oft fehlt haben wir in einem separaten Artikel beschrieben. Es ist keine vollwertige CRM-Lösung, aber für Teams, die den ersten Schritt zur strukturierten Lead-Verfolgung gehen wollen, ohne sofort ein dediziertes System einzuführen, ein sinnvoller Einstieg.
Wer dann merkt, dass er mehr braucht, ist gut vorbereitet für den Schritt zu Pipedrive.
Wann Pipedrive für Agenturen Sinn macht
Pipedrive passt, wenn:
- der Vertrieb über persönliche Kontakte und Empfehlungen läuft und strukturierter werden soll
- die Führungsebene den Überblick über aktive Gespräche verloren hat
- Leads regelmäßig vergessen werden, weil niemand nachverfolgt
- das Team zwischen drei und zwanzig Personen umfasst
- kein dediziertes Marketing-Automatisierungssystem geplant ist
Pipedrive passt nicht, wenn:
- noch kein minimaler Vertriebsprozess definiert ist und niemand bereit ist, das zu ändern
- die Person, die den Vertrieb "macht", das CRM als Kontrollwerkzeug empfindet statt als Unterstützung
- die Agentur primär über Inbound-Marketing wachsen will und Kampagnen, Lead-Nurturing und Marketing-Automatisierung braucht
Fazit
Agenturen haben echte Herausforderungen im Vertrieb. Nicht weil sie nicht verkaufen können — sondern weil ihre Art zu verkaufen strukturell anders ist als das, für das die meisten CRM-Systeme gebaut wurden.
Pipedrive kommt diesem Modell am nächsten. Es ist leicht genug, um daneben betrieben zu werden, und stark genug, um echten Überblick zu schaffen. Aber es ersetzt keinen Prozess, den es noch nicht gibt.
Wer das weiß, vor der Einführung, hat deutlich bessere Chancen, dass das System in sechs Monaten noch offen ist.
Ihr führt gerade ein CRM in eurer Agentur ein, oder habt es schon einmal versucht und es ist nicht so gelaufen wie geplant? Bucht euch ein Gespräch. Wir schauen gemeinsam, was realistisch ist, und was nicht.
