Das Wichtigste auf einen Blick
- Standardmäßig werden interne Mails in Pipedrive nicht synchronisiert, nur E-Mails mit CRM-Kontakten tauchen auf
- Es gibt jedoch eine Lücke: wenn interne E-Mail-Adressen (versehentlich) als Kontakt angelegt werden, können interne Mails sichtbar werden
- Die Lösung: zwei einfache Automationen, die interne Adressen automatisch aus Kontaktfeldern entfernen, sobald sie auftauchen
- Trigger jeweils: "Kontakt wurde erstellt" bzw. "Kontakt wurde geändert" + Bedingung: E-Mail enthält "@deinefirma.de"
- Einrichtung dauert wenige Minuten, danach ist das Problem dauerhaft ausgeschlossen
E-Mail-Sync von Anfang an richtig einrichten
Die E-Mail-Synchronisation ist eine der wertvollsten Funktionen in Pipedrive. Einmal eingerichtet, werden alle relevanten Mails mit Kontakten automatisch im CRM sichtbar – für das gesamte Team. Kein manuelles Weiterleiten, kein Informationsverlust, wenn jemand im Urlaub ist oder ein neuer Kollege eingearbeitet wird.
Damit das wirklich funktioniert, empfehlen wir, die Mail-Sichtbarkeit direkt auf „geteilt" zu setzen. Mehr Transparenz bedeutet mehr Mehrwert aus dem CRM.
Werden interne Mails durch die E-Mail-Synchronisation für alle sichtbar?
Gerade bei Geschäftsführern und Teamleitern taucht in der Praxis immer wieder dieselbe Frage auf: „Werden unsere internen Mails dann für das ganze Team sichtbar?"
Die kurze Antwort: Nein, in der Regel nicht.
Pipedrive unterscheidet klar zwischen Nutzern und Kontakten. Mitarbeitende sind Nutzer im System, Leads und Kunden sind Kontakte. E-Mails werden nur dann im CRM sichtbar, wenn sie einem Kontakt zugeordnet sind. Eine interne Mail zwischen zwei Kollegen taucht standardmäßig nicht auf.
Zusätzlich lässt sich jede Mail im Postfach manuell auf „privat" setzen – auch wenn die Standardeinstellung „geteilt" ist.
Wann können interne E-Mails trotzdem im CRM erscheinen?
Soweit die Theorie. In der Praxis gibt es eine Lücke, die im Alltag vorkommen kann – und besonders im Hinblick auf die DSGVO ernst genommen werden sollte.
Zwei typische Szenarien:
Szenario 1: Ein Vorgesetzter und ein Mitarbeiter tauschen sich per Mail über Gehaltsverhandlungen aus. Ein anderer Mitarbeiter legt die beiden als Kontakte in Pipedrive an. Da die E-Mails synchronisiert sind, werden diese vertraulichen Mails plötzlich für das Team sichtbar.
Szenario 2: Der Geschäftsführer schreibt mit dem Finanzamt. Wird die entsprechende Mailadresse einem bestehenden Kontakt hinzugefügt, landen diese Mails im CRM – sichtbar für alle Nutzer mit Zugriff.
Beide Szenarien klingen konstruiert, passieren in der Praxis aber tatsächlich – meist nicht aus böser Absicht. Das Ergebnis sollte trotzdem grundsätzlich ausgeschlossen sein, schon aus Gründen des Datenschutzes.
Wie schließe ich interne E-Mail-Adressen dauerhaft aus Pipedrive aus?
Die sicherste Lösung: zwei einfache Automationen, die interne E-Mail-Adressen automatisch aus Kontaktfeldern entfernen, sobald sie auftauchen.
Automation 1: Neuer Kontakt mit interner E-Mail-Adresse
Trigger: Kontakt wurde erstellt
Bedingung: E-Mail-Adresse enthält "@deinefirma.de"
Aktion: E-Mail-Adresse aus dem Kontaktfeld löschen
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Automation 2: Bestehender Kontakt wird mit interner E-Mail-Adresse ergänzt
Trigger: Kontakt wurde geändert
Bedingung: E-Mail-Adresse enthält "@deinefirma.de"
Aktion: E-Mail-Adresse aus dem Kontaktfeld löschen
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Beide Automationen lassen sich direkt im Automation-Bereich von Pipedrive einrichten und sind in wenigen Minuten aktiv. "@deine-firma.de" sollte dabei natürlich durch die eigene Unternehmens-Domain ersetzt werden.
Das Ergebnis: volle Transparenz, ohne Datenschutzrisiko
Das Team nutzt die E-Mail-Synchronisation vollständig und profitiert von der Transparenz im CRM. Führungskräfte können sicher sein, dass interne Kommunikation intern bleibt. Und das CRM wird tatsächlich genutzt – weil niemand befürchten muss, dass vertrauliche Mails nach außen dringen.
Eine kleine Einrichtung mit dauerhafter Wirkung.
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