Benutzerdefinierte Felder in Pipedrive richtig anlegen

Warum benutzerdefinierte Felder so wichtig sind

Pipedrive kommt mit einer Reihe von Standardfeldern, wie z. B. Name, E-Mail, Telefon, Dealwert, Abschlussdatum. Das reicht, um die Basics des Tools zu verstehen. Aber es reicht nicht, um damit wirklich gut zu arbeiten.

Benutzerdefinierte Felder sind das, was Pipedrive vom generischen CRM zum Vertriebswerkzeug für genau deinen Prozess macht. Sie speichern, was in deinem Business relevant ist: die Branche des Kunden, welchen Pain er gerade hat, ob ein Budget vorhanden ist, wann der Vertrag ausläuft, wie der Lead ursprünglich reingekommen ist.

Ohne diese Felder bleibt das CRM eine etwas schickere Liste. Mit ihnen wird es zur Grundlage für Auswertungen, Automationen und strukturierte Vertriebsprozesse. Der Unterschied ist erheblich und das Setup entscheidet, ob das System wirklich genutzt wird oder ob sich die Vertriebler ihre wichtigen Infos weiterhin in Excel Tabellen schreiben.

Bevor das erste Feld angelegt wird, kommt die Liste

Viele starten mit Pipedrive und legen einfach los: ein Feld hier, ein Feld da, was gerade auffällt. Das Ergebnis ist nach ein paar Wochen ein System mit 30 Feldern, von denen niemand mehr weiß, warum die Hälfte existiert.

Stopp. Erst die Liste, dann die Felder.

Der einfachste Weg zur richtigen Feldliste ist ein Blick in die anderen Systeme, die im Unternehmen bereits existieren:

• Rechnungsstellungstool: Welche Kundendaten werden dort gepflegt? Unternehmensname, Adresse, Steuernummer, Zahlungsziel?
• Projektmanagement-Tool: Welche Informationen braucht das Team nach dem Abschluss? Projektstart, vereinbarter Umfang, Ansprechpartner?
• Marketing / Leadliste: Welche Spalten hat die Excel-Tabelle oder das Tool, aus dem Leads kommen? Quelle, Kampagne, Produktinteresse, Leadmagnet?

Alle Spaltennamen zusammenschreiben und dann kritisch filtern: Was davon brauche ich wirklich im Vertrieb? Nicht alles, was in anderen Systemen existiert, gehört ins CRM. Die Steuernummer eines Kunden ist Sache der Buchhaltung, nicht des Vertriebs.

Was übrig bleibt, wird in einem zweiten Schritt dem richtigen Objekt zugeordnet. Erst danach werden die Felder tatsächlich angelegt.

Wie und wo man Felder in Pipedrive anlegt

Felder werden unter Unternehmenseinstellungen → Datenfelder angelegt. Dort kann man für jedes Objekt (Kontakte, Organisationen, Deal) eigene Felder hinzufügen und direkt den passenden Feldtyp auswählen.

Alternativ lässt sich ein Feld auch direkt aus einem bestehenden Kontakt, einer Organisation oder einem Deal heraus anlegen: einfach auf den Bereich mit den Feldern klicken und "Feld hinzufügen" wählen. Das Ergebnis ist dasselbe - das neue Feld erscheint dann bei allen Einträgen des jeweiligen Objekts.

Wichtig: Felder können nachträglich umbenannt, aber nicht auf ein anderes Objekt verschoben werden. Auch den Feldtyp kann man im Nachgang nicht mehr ändern. Eine gute Planung vorab spart später aufwändige Korrekturen.

Welches Feld gehört auf welches Objekt?

Pipedrive kennt drei zentrale Objekte: Person, Organisation (Unternehmen) und Deal. Wer Felder anlegt, ohne nachzudenken wo sie hingehören, landet schnell bei einem häufigen Problem: dasselbe Feld existiert auf zwei Objekten.

Ein konkretes Beispiel: Die Branche eines Unternehmens wird sowohl beim Kontakt als auch bei der Organisation gepflegt. Was passiert in der Praxis? Der eine Vertriebler pflegt das eine, der andere das andere. Nach drei Monaten weichen die Werte voneinander ab und damit sind beide wertlos. Doppelte Daten, die sich widersprechen, sind genauso schlecht wie keine Daten.

Die Grundregel:

• Person: Alles, was die individuelle Kontaktperson betrifft: ihre Rolle, ihre Kommunikationspräferenzen, ihre persönliche DSGVO-Einwilligung
• Organisation: Alles, was das Unternehmen betrifft: Branche, Größe, Standort, Zertifizierungen, aktuelle Systemlandschaft
• Deal: Alles, was diese konkrete Verkaufschance betrifft: Herkunft des Leads, Qualifizierungsdaten, Budget, Timelines, Closing-Informationen

Ein Feld wird immer nur einmal angelegt, auf dem Objekt das inhaltlich passt. Fertig.

Feldtypen: Freitext ist der Feind sauberer Daten

Der häufigste Fehler beim Feldsetup ist nicht falsche Zuordnung, es sind zu viele Freitextfelder.

Freitext klingt flexibel, ist aber in der Praxis ein Datengrab. "Hamburg", "HH", "Hamburg, Deutschland" und "hamburg" werden von Pipedrive als vier verschiedene Werte behandelt. Auswertungen werden unmöglich, Automationen funktionieren nicht, und Reports zeigen wirre Daten statt relevanten Informationen.

Die Faustregel: Immer den restriktivsten Feldtyp wählen, der noch sinnvoll ist.

Einfachauswahl (Dropdown): Für alles, was aus einer definierten Liste kommt. Branche, Lead-Quelle, Unternehmensgröße, Projektstatus, aktuelle CRM-Lösung. Der Nutzer kann nur einen Wert auswählen; sauber, auswertbar, automation-fähig.

Mehrfachauswahl: Wenn mehrere Werte gleichzeitig möglich sind. Zum Beispiel Produktinteressen oder Pain Points. Auch hier: vordefinierte Optionen, kein Freitext.

Datum: Startdatum, Verlängerungsdatum, Einwilligungsdatum. Nie als Freitextfeld anlegen — Datumsfelder ermöglichen Wiedervorlagen und zeitbasierte Automationen.

Zahl: Mitarbeiterzahl, Budget in fester Einheit, Anzahl Vertriebsmitarbeiter.

Währung: Auftragswert, Angebotssumme. Besser als Zahlenfeld, weil die Einheit automatisch korrekt ist.

Einzeiliger Text: Für Werte, die tatsächlich individuell sind — Website-URL, LinkedIn-Profil, Lizenznummer. Sparsam einsetzen.

Mehrzeiliger Text: Fast nie. Gesprächsnotizen gehören in die Aktivitäten, nicht in Felder.

Checkbox: Für echte Ja/Nein-Fragen. DSGVO-Einwilligung erteilt, Entscheider im Gespräch, Newsletter-Opt-in.

Felder im B2C: Was DSGVO-konform ist und was nicht

Im B2C-Bereich speichert man Daten von Privatpersonen. Damit gilt die DSGVO unmittelbar und das Prinzip der Datensparsamkeit: Es dürfen nur Daten gespeichert werden, die für den konkreten Zweck notwendig sind.

Wer ein CRM für Kundenkontakte nutzt, hat in der Regel eine Rechtsgrundlage: entweder Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO) oder berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Für Marketingkommunikation braucht es zusätzlich eine ausdrückliche Einwilligung.

Das bedeutet konkret für die Felder auf dem Person-Objekt:

• E-Mail (Standardfeld, brauchst du nicht anlegen)
• Telefon (Standardfeld, brauchst du nicht anlegen)
• Anrede (Einzelauswahl: Herr/Frau)
• Stellenbezeichnung (Freitextfeld)
• Kommunikationskanal (EinfachauswahlE-Mail / Telefon / WhatsApp)

Felder wie Geburtsdatum, Familienstand oder Einkommen gehören ohne ausdrückliche Notwendigkeit nicht in ein Vertriebs-CRM. Im Zweifel: nicht anlegen.

Felder im B2B: Die Organisation im Fokus

Im B2B-Bereich stehen Unternehmensdaten im Mittelpunkt und die gehören auf das Organisations-Objekt, nicht auf die Person.

Empfohlene Felder für die Organisation:

• Website (Freitext für URL)
• Mitarbeiterzahl (Einzelauswahl mit Optionen: 1–10 / 11–50 / 51–200 / 200+)
• Entscheidungsstruktur (Einfachauswahl: Einzelentscheider / Gremium / Procurement)

Feldgruppen im Deal: Verkaufsphasen sauber abbilden

Das mächtigste und am meisten unterschätzte Feature bei benutzerdefinierten Feldern sind Feldgruppen im Deal. Sie erlauben es, Felder thematisch zu bündeln und visuell voneinander zu trennen, was bei 15–20 Feldern im Deal den Unterschied zwischen Übersicht und Chaos macht.

Eine bewährte Struktur mit drei Feldgruppen:

Feldgruppe: Marketing

Diese Gruppe wird idealerweise automatisch befüllt. Die Daten sollten aus Webformularen oder Meta Lead Ads über Zapier oder n8n übertragen werden. Kein Vertriebler soll hier manuell Daten eintragen.

• Lead-Quelle (Einfachauswahl: Website / Empfehlung / LinkedIn / Meta Ads / Kaltakquise)
• UTM Source
• UTM Medium
• UTM Campaign
• Landingpage / Formular

Feldgruppe: Qualifizierung

Diese Felder werden im Erstgespräch ausgefüllt. Sie dokumentieren, ob ein Lead wirklich passt und machen den Deal für Forecasting und Reporting der Leadqualität auswertbar.

• Aktuelles System (Einfachauswahl)
• Hauptproblem / Pain Point (Mehrfachauswahl)
• Budget vorhanden (Einfachauswahl: Ja / Nein / Noch unklar)
• Entscheider im Gespräch (Checkbox)
• Zeitrahmen (Einfachauswahl: Sofort / 1–3 Monate / 3–6 Monate / 6+ Monate)

Feldgruppe: Closing

Diese Gruppe wird relevant, sobald ein Angebot rausgeht oder ein Deal gewonnen oder verloren wird. Die Daten hier sind entscheidend für die Nachauswertung.

• Projektstart (Datum)
• Entscheidungskriterium (Einfachauswahl)
• Entscheidungsprozess (Freitextfeld)
• Verlustgrund (Einfachauswahl)

Diese Struktur hat einen großen praktischen Vorteil: Jeder Vertriebler weiß genau, welche Felder in welcher Phase relevant sind. Die Marketing-Gruppe ist nach dem Erstgespräch ausgefüllt, die Qualifizierungsgruppe nach dem Discovery-Call, die Closing-Gruppe nach dem Angebot. Kein Raten, kein Überspringen.

Fazit

Benutzerdefinierte Felder in Pipedrive sind kein technisches Detail. Sie sind die Grundlage für saubere Auswertungen, funktionierende Automationen und DSGVO-konforme Datenhaltung.

Der Weg dorthin ist einfacher als er klingt: erst die Liste schreiben, dann dem richtigen Objekt zuordnen, den passenden Feldtyp wählen, und Feldgruppen für den Deal konsequent einsetzen.

Wer das einmal sauber aufsetzt, spart sich Stunden an Datenpflege und hat ein CRM, das tatsächlich als Vertriebswerkzeug funktioniert.

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