Pipedrive Formelfelder: Provision automatisch berechnen

Wer im Vertrieb arbeitet, kennt das: Der Deal ist gewonnen, und jetzt wird schnell die Provision ausgerechnet. Manchmal in Excel, manchmal im Kopf, manchmal mit einer Notiz am Rand des Angebots. Das Ergebnis ist meistens korrekt, aber der Aufwand ist unnötig. Bei größeren Teams entstehen außerdem Fehler.

Pipedrive löst das mit Formelfeldern. Einmal eingerichtet, berechnet Pipedrive Provision, Marge oder jeden anderen numerischen Wert automatisch aus den bereits vorhandenen Deal-Daten. Kein manueller Schritt mehr, kein Übertragen in eine andere Tabelle.

Was sind Formelfelder in Pipedrive?

Formelfelder sind benutzerdefinierte Felder auf Deals, die ihren Wert nicht manuell eingegeben bekommen, sondern ihn automatisch aus anderen Feldern berechnen. Du definierst einmalig eine mathematische Formel, zum Beispiel "10 % des Deal-Werts", und Pipedrive wendet sie auf jeden Deal an, der die notwendigen Eingabefelder enthält.

Die Berechnung läuft automatisch: Sobald ein Eingabefeld im Deal geändert wird, aktualisiert sich das Formelfeld sofort. Es braucht keine manuelle Aktion, keine Automation und kein externes Tool.

Welcher Plan ist erforderlich?

Formelfelder sind ab dem Premium-Plan verfügbar. Im Essential- und im Advanced-Plan steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Wer noch auf einem älteren Plan unterwegs ist oder nicht sicher ist, welchen Plan er hat: In den Account-Einstellungen unter "Abonnement" ist der aktuelle Plan einsehbar.

Pro Unternehmens-Account sind maximal 10 Formelfelder möglich. Das reicht für die meisten Setups, aber es lohnt sich, die verfügbaren Slots gezielt einzusetzen und nicht für jede Kleinigkeit ein eigenes Feld zu erstellen.

Schritt für Schritt: Formelfeld erstellen

Schritt 1: Datenfelder öffnen

Im Account-Menü rechts oben auf "Persönliche Einstellungen" klicken, dann in der linken Leiste "Datenfelder" aufrufen.

Schritt 2: Neues benutzerdefiniertes Feld anlegen

Im Bereich "Leads / Deals" auf den grünen Button "+ Benutzerdefiniertes Feld" klicken.

Schritt 3: Feldtyp wählen

Das neue Feld benennen (z. B. "Provision") und als Typ entweder "Beträge" oder "Nummern" auswählen. Formelfelder sind nur für diese beiden Typen verfügbar.

Schritt 4: Formel aktivieren

Den Schalter "Formel auf Deals anwenden" einschalten. Darunter erscheint das Formelfeld, in dem die Berechnung definiert wird.

Schritt 5: Formel eingeben

Hier wird die eigentliche Berechnung definiert. Felder werden mit einem # referenziert. Für eine einfache Provisionsberechnung einen Provisionssatz des Deal-Werts lautet die Formel:

#Dealwert /100 * Provisionssatz

‍

Schritt 6: Anwendungsbereich festlegen

Nach der Formel wird gewählt, auf welche Deals sie angewendet wird: nur auf neue Deals oder auf neue und alle offenen Deals. Wenn offene Deals einbezogen werden sollen, erscheint eine Bestätigungsabfrage, bevor die Berechnung läuft.

Schritt 7: Speichern

Auf "Speichern" klicken. Das Formelfeld ist jetzt aktiv und erscheint auf allen relevanten Deals.

Anwendungsbeispiel: Provision automatisch berechnen

Das häufigste Anwendungsbeispiel ist die Provisionsberechnung für das eigene Vertriebsteam. Die Formel hängt davon ab, wie die Provision berechnet wird.

Fester Prozentsatz auf den Deal-Wert:

#Dealwert * 0.08

Ergibt 8 % Provision auf jeden abgeschlossenen Deal.

Staffelprovision mit eigenem Eingabefeld:Wer unterschiedliche Provisionssätze je Produktkategorie oder Vertriebsmitarbeiter hat, legt zunächst ein eigenes numerisches Feld "Provisionssatz (%)" an. Die Formel lautet dann:

#Dealwert * #Provisionssatz (%) / 100

So kann der Satz pro Deal individuell gepflegt werden, und Pipedrive berechnet den Betrag automatisch.

Wichtig: Die Formel gibt einen leeren Wert zurück ("nicht berechnet"), wenn eines der Eingabefelder im Deal leer ist. Für die Provision bedeutet das: Deals ohne Deal-Wert zeigen keinen Provisionsbetrag an. Das ist kein Fehler, sondern das erwartete Verhalten.

Praxisbeispiele aus verschiedenen Branchen

Drei Branchen, in denen Formelfelder besonders häufig eingesetzt werden, mit konkretem Setup jeweils:

Immobilienmakler: Maklercourtage direkt am Deal

Im Immobilienvertrieb ist der Deal-Wert der Verkaufspreis der Immobilie. Die Provision (Maklercourtage) ist ein verhandelter Prozentsatz davon, der je nach Objekt und Mandat unterschiedlich ist.

Seit der Gesetzesreform vom Dezember 2020 wird die Maklercourtage bei Wohnimmobilien in Deutschland hälftig zwischen Käufer und Verkäufer geteilt, wobei der Gesamtsatz typischerweise zwischen 5,95 % und 7,14 % liegt. Der individuelle Satz muss deshalb pro Deal erfasst werden.

Setup in Pipedrive:

1. Dealwert = Verkaufspreis der Immobilie (Standardfeld, bereits vorhanden)
2. Pflichtfeld anlegen: "Vereinbarter Provisionssatz (%)", Typ: Zahl
3. Formelfeld anlegen: "Provisionsbetrag", Typ: Währung

Formel:

#Dealwert * #Vereinbarter Provisionssatz (%) / 100

Sobald ein Makler den Verkaufspreis und den vereinbarten Prozentsatz einträgt, zeigt Pipedrive automatisch den konkreten Provisionsbetrag an. Bei einem Verkaufspreis von 480.000 Euro und 3,57 % Provision wären das 17.136 Euro. Kein Taschenrechner, kein Excel.

Solarbranche: Provision auf Anlagenwert

Im Solarvertrieb, egal ob B2B oder B2C, ist der Deal-Wert der Auftragswert der Anlage. Die Vertriebsprovision ist häufig ein gestaffelter Prozentsatz abhängig von Anlagengröße oder Projekttyp.

Die deutsche Solarbranche ist in den letzten Jahren stark gewachsen: 2023 wurden laut BSW Solar (Bundesverband Solarwirtschaft) rund 14 GW neue Photovoltaikleistung installiert, ein neuer Rekordwert. Mit mehr Projekten und mehr Vertrieblern steigt der Bedarf, Provisionen systematisch und fehlerfrei zu berechnen.

Setup in Pipedrive:

1. Dealwert = Auftragssumme der Solaranlage (Standardfeld)
2. Pflichtfeld anlegen: "Provisionssatz (%)", Typ: Zahl
3. Optional: Pflichtfeld "Materialkosten (€)", Typ: Währung (für Margenberechnung)
4. Formelfeld 1: "Provision Vertrieb", Typ: Währung

Formel Provision:

#Dealwert * #Provisionssatz (%) / 100

Formelfeld 2 (optional): "Rohertrag", Typ: Währung

Formel Rohertrag:

#Dealwert - #Materialkosten (€)

Ein Vertriebsmitarbeiter trägt Auftragswert und Provisionssatz ein und Pipedrive berechnet Provision und Marge automatisch. Im Team-Reporting sieht die Vertriebsleitung sofort, wie viel Provision im laufenden Monat angefallen ist und welche Projekte die höchste Marge bringen.

Interner Vertrieb: Variables Gehalt direkt am Deal sichtbar

Das dritte Anwendungsbeispiel ist nicht branchenspezifisch, aber in vielen Vertriebsteams einer der stärksten Motivatoren überhaupt: Vertriebler sehen direkt am Deal, wie viel variables Gehalt sie an einem Abschluss verdienen würden.

Laut einer Studie von WorldatWork nutzen über 90 % der Unternehmen variable Vergütung für Vertriebsmitarbeiter als wesentlichen Motivationsfaktor. Der Effekt ist deutlich größer, wenn Vertriebsmitarbeiter ihren potenziellen Verdienst in Echtzeit einsehen können, statt erst auf die Monatsabrechnung zu warten.

Setup in Pipedrive:

1. Dealwert = Vertragswert (Standardfeld)
2. Pflichtfeld anlegen: "Persönlicher Provisionssatz (%)", Typ: Zahl (kann für jeden Mitarbeiter individuell hinterlegt werden oder als fester Wert für alle)
3. Formelfeld anlegen: "Mein variables Gehalt", Typ: Währung

Formel:

#Dealwert * #Persönlicher Provisionssatz (%) / 100

Sobald ein Deal-Wert eingetragen ist, sieht der Vertriebler sofort: Bei diesem Auftrag wären das 1.200 Euro variables Gehalt. Dieses Feld ist nur für den jeweiligen Nutzer relevant und kann in der persönlichen Deal-Ansicht prominent platziert werden.

Der Fokus auf den Abschluss wird größer, wenn die persönliche Konsequenz unmittelbar sichtbar ist.

Weitere Anwendungsfälle

Formelfelder sind nicht auf Provision beschränkt. Weitere sinnvolle Einsatzmöglichkeiten:

Rohertrag / Marge:Wenn ein Feld "Einkaufspreis" oder "Kosten" vorhanden ist:

#Dealwert - #Kosten

Direkt sichtbar, wie viel ein Deal tatsächlich einbringt.

Lifetime Value (LTV) bei Abonnements:Wer Jahresverträge abschließt und eine durchschnittliche Kundenlaufzeit von 3,4 Jahren kennt:

#Dealwert * 3.4

Der prognostizierte Gesamtumsatz erscheint direkt am Deal.

Aktivitätsquote:

(#Erledigte Aktivitäten / #Aktivitäten gesamt) * 100

Zeigt, wie viel Prozent der geplanten Aktivitäten für einen Deal abgeschlossen sind.

Formelfelder im Reporting nutzen

Das eigentliche Potenzial von Formelfeldern entfaltet sich im Reporting. Wenn alle Deals eine automatisch berechnete Provision haben, lässt sich in den Pipedrive Insights einfach auswerten, wie viel Provision im laufenden Quartal angefallen ist. Ohne manuelles Zusammenzählen.

So nutzt du Formelfelder in Insights:

In der Deal-Listenansicht das Formelfeld über das Zahnrad-Symbol in die Spalten aufnehmen. Das Feld ist dann für alle Deals sichtbar und kann gefiltert und sortiert werden.

In Insights unter "Berichte" lassen sich Formelfelder als Metrik auswählen. Pipedrive summiert die Werte automatisch, zum Beispiel die Gesamtprovision aller gewonnenen Deals im letzten Monat.

Für Teams mit mehreren Vertriebsmitarbeitern kann der Bericht nach Mitarbeiter aufgeschlüsselt werden: Wer hat welche Provision in welchem Zeitraum generiert?

Manuelle Neuberechnung:

Sollte ein Formelfeld nicht automatisch aktualisiert worden sein (zum Beispiel nach einer Bulk-Änderung), gibt es zwei Wege zur manuellen Neuberechnung. In der Deal-Detailansicht erscheint beim Hovern über das Formelfeld ein Aktualisierungs-Symbol. In der Deal-Listenansicht können mehrere Deals markiert und über das Bulk-Edit-Tool neu berechnet werden, mit der Option "Neu berechnen falls Eingabe geändert" oder "Alle neu berechnen".

Kurze Anmerkung zu Rabatten

Wer Pipedrive-Produkte einsetzt und Deals Produkte zuordnet, braucht für Rabatte kein Formelfeld. Pipedrive hat in der Produktfunktion eine native Rabatt-Möglichkeit direkt am Produkt, inklusive prozentualer und absoluter Rabattbeträge. Formelfelder sind dort überflüssig und wären auch nicht mit den Produktdaten verknüpft. Für Provision und Marge hingegen gibt es keine native Funktion. Genau dafür sind Formelfelder gedacht.

Was Formelfelder nicht können

Formelfelder haben klare Grenzen, die man kennen sollte:

Formelfelder funktionieren nur auf Deals, nicht auf Kontakten, Personen oder Organisationen. Wer Berechnungen auf Organisationsebene braucht, muss das über einen anderen Weg lösen.

Es können nur numerische und monetäre Felder als Eingabe verwendet werden. Textfelder, Datumsfelder oder Auswahlfelder lassen sich nicht in Formeln einbauen.

Bedingte Logik (wenn/dann) ist nicht möglich. Wer zum Beispiel eine höhere Provision ab einem bestimmten Deal-Wert berechnen möchte, braucht dafür zwei separate Formelfelder oder eine Automation.

Das 10-Felder-Limit pro Account gilt unabhängig vom Plan. Wer viele unterschiedliche Berechnungen braucht, sollte die verfügbaren Slots sorgfältig planen.

Fazit

Formelfelder sind eine der nützlichsten Funktionen in Pipedrive, die viele Nutzer noch gar nicht kennen. Sie eliminieren einen kleinen, aber regelmäßigen Aufwand und sorgen dafür, dass Zahlen wie Provision oder Marge immer aktuell und korrekt im System stehen, ohne dass jemand daran denken muss.

Der Einstieg ist einfach: Ein Formelfeld für die Provision ist in fünf Minuten eingerichtet. Wer einmal gesehen hat, wie die Zahl automatisch erscheint sobald ein Deal-Wert eingetragen wird, möchte nicht mehr zurück zur manuellen Berechnung.

Voraussetzung ist der Premium-Plan. Wer noch auf Essential oder Advanced ist und diese Funktion nutzen möchte, kann den Plan direkt in den Account-Einstellungen upgraden.

→ Pipedrive kostenlos testen

‍

‍

‍

Du willst Formelfelder in deinem Pipedrive-Account einrichten und weißt nicht, wo du anfangen sollst? Wir helfen dir beim Setup. Meld dich gern.

‍